Definizione delle procedure: come e da dove partire?
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Ascoltami qui:

Ps: questa è una semplice e grossolana trascrizione non rivisitata della puntata.

Tempo di lettura: 4 minuti

Buongiovedì e benvenuto a questa nuova puntata di spunto io sono Cristian Boin e oggi parliamo di procedure e in particolare modo da quali procedure partire.

Hai finalmente deciso di creare il primo registro delle tue procedure aziendali, ma quali sono le prime procedure da definire e documentare?

I motivi che ti possono aver portato a questa saggia decisione possono essere molteplici.

Stai crescendo numericamente e per scalare in maniera sostenibile è giusto uniformare dei processi ricorrenti.

Vuoi iniziare a delegare delle attività che puoi e vuoi delegare per concentrarti su altri aspetti del tuo lavoro. Penso alla fatturazione, dubito che ti piaccia veramente tanto metterti dietro a scrivere la fattura, inviarla al cliente, contabilizzarla, inviarla eventualmente al commercialista, archiviarla.

Hai letto un mio articolo del blog o hai sentito una puntata del podcast e ti ho convinto.

Sei di fronte ad un importante ricambi del personale e per attutire il colpo pensi sia necessario documentare delle procedure.

Non lo so, sono svariati i motivi, in ogni caso sei sulla strada giusta. Infatti scegliere di definire delle procedure non è mai una brutta idea e sicuramente non sarà tempo perso.

Vantaggi delle procedure

E quali sono i vantaggi di definire le procedure, senza perderci troppo sull’argomento perché non è il tema di oggi, mi piace riassumere i vantaggi delle procedure con tre parole chiave:

Costanza, qualità e flessibilità.

Costanza

Perché le procedure ci aiutano a portare a termine i lavori ed evitare interruzioni e impedimenti. Quando il responsabile dell’ufficio acquisti si ammala cosa fai, smetti di pagare fatture e fornitori? Eh no, ci sarà la procedura esatta che ci permetterà di sopperire alla situazione.

Qualità

Nel momento in cui una procedura funziona ed è stata ben definita, sappiamo che seguendola in maniera corretta riusciremo a mantenere un alto standard qualitativo. È come in cucina, prendi una ricetta giusta e spiegata in maniera chiara, segui i singoli passaggi ed il gioco è fatto.

Qualità e costanza permettono di diminuire il margine d’errore.

Siamo umani; è normale avere delle giornate storte o la testa tra le nuvole. Non ti dirò che con una procedura ben documentata non commetterai mai più nessun errore, ma sicuramente diminuiranno. Seguire un procedimento dettagliato e facilmente comprensibile è fattibile indipendentemente dall’umore, dalla forma fisica o da qualsiasi fattore esterno.

Flessibilità

Le procedure ci permettono di non rimanere vincolati a persone e risorse ma anche adesso che ci penso a condizioni esterne. Penso alla pandemia e i vari lockdown che hanno portato le aziende a lavorare da casa. Nel momento in cui abbiamo definito delle procedure su, come organizzare e svolgere una riunione, come selezionare e reclutare delle nuove persone, come affrontare un incontro con un potenziale cliente, saremo flessibili alla situazione, che sia da casa o in ufficio avremo le linee guida da seguire per portare a termine il nostro lavoro.

Stop all’ortodossia, come diventare un’azienda REALMENTE flessibile >>

E in generale tutto questo ci permette di essere molto più produttivi ed efficienti.

Prova a montare un mobile con o senza manuale di istruzioni. Dando per scontato che le istruzioni siano corrette, per quanto uno possa essere bravo ed esperto, avere una traccia da seguire, quindi un manuale che ti illustra tutti i singoli passaggi velocizza sempre i lavori.

Ma torniamo a noi, da quali procedure partire?

Iniziamo con l’individuare, in linea di massima, quali procedure abbia senso proceduralizzare. Perché come dico sempre non è un esercizio di stile, non vinciamo un premio per l’azienda con il numero più grande di procedure o per le procedure meglio documentate. Le procedure ci devono servire in pratica nel quotidiano.

Quando ha senso creare una procedura?

 
  • Attività ricorrenti: penso all’archiviazione dei documenti, è una cosa che facciamo sovente? Sì? Allora ha senso definire una procedura.
  • Attività con un alto margine di errore: penso al backup del sitoweb o alla marketing automation, basta un click sbagliato e non funziona più nulla, adattatelo al vostro contesto e pensate a quali attività abbiano un alto margine di errore.
  • Attività con un potenziale impatto significativo, nel bene e nel male. Contrattualistica, appuntamenti con dei potenziali grossi clienti, revisione contabile,  assunzioni per una carica importante, sono tutte attività il cui esito potrebbe avere un grande impatto, in alcuni casi positivo in altri negativo, ed ecco che ha senso definire e documentare le procedure.
  • Infine attività delegabili e che deleghiamo volentieri. E di nuovo mi viene in mente alla fatturazione, è un attività importante, questo sì, ma non è una nostra priorità o un compito che dobbiamo assolutamente svolgere in prima persona, giusto?

Da quali procedure partire

 

È una domanda secondo me cruciale, perché mettersi dietro a creare un archivio un registro delle procedure richiede del tempo, tanto tempo. Sconsiglio assolutamente di bloccare una persona o addirittura un reparto intero in questo compito. Anche perché non è facile stimare il tempo necessario, magari blocchiamo una persona per una settimana, che è già tanto, e dopo una settimana scopriamo di non essere nemmeno a meta dell’opera, sarebbe poco efficiente.

Il mio suggerimento e di affrontare le procedure strada facendo. Man mano che affrontate un’attività o un processo che abbia senso definire e documentare come procedura, allora lo andate a definire.

Facciamo un esempio, non avete ancora definito nessuna procedura, volete iniziare, nelle prossime settimane dovrete anche cercare ed ingaggiare una persona per una posizione aperta. Ecco che ha senso partire con il vostro registro delle procedure con la procedura: come ingaggiamo una persona. E questa procedura potrà poi essere scomposta in varie sottoprocedure: come e dove facciamo gli annunci di lavoro, come selezioniamo i curriculum, come affrontiamo i colloqui, quanti colloqui, qual è l’iter da seguire, cosa comprende il periodo di inserimento dentro l’azienda e via dicendo.

Quindi partiamo da ciò che serve realmente.

E per fare prima, ma non è solo una questione di tempistiche, anche di qualità, è un lavoro che deve essere fatto a più teste. Mi spiego, il responsabile delle risorse umane o chi per esso si occuperà di stabilire la procedura per la ricerca del personale, il tecnico informatico le procedure per quanto riguarda  i backup e ogni aspetto tecnico, il responsabile marketing tutte le procedure legate al marketing, eccetera eccetera.

Diventa molto importante convincere le persone a fare questo switch mentale, ad avere questo approccio: ogni volta che svolgiamo un’attività chiediamoci “ha senso definire una procedura formale per questa attività” e se la risposta fosse affermativa dovremmo sforzarci di individuare in qualche modo un processo standard, estrapolare in qualche modo un modello teorico da seguire in ogni situazione, quindi: per compiere questa attività bisogna fare a, b, c, d.

Così non chiediamo alle persone di snaturarsi o di stravolgere il proprio lavoro. Domani vai dal responsabile marketing e digli, guarda, tu continua a fare il tuo lavoro regolarmente, quando ci sono delle attività ricorrenti, ad alto margine di errore, con un potenziale impatto significativo o delegabili prova a definire una procedura.

Sapendo che le procedure si possono e si dovranno aggiornare ed ottimizzare nel tempo, non deve spaventare le persone un compito del genere, è un’attività più semplice ed intuitiva di quanto non possa sembrare.

Per facilitare ancora di più il compito alle persone io consiglio di stabilire un template di partenza, in modo che tutte le procedure seguano sempre la stessa struttura. Poi però lascerei spazio di manovra alla singola persona. Il tecnico informatico preferisce creare un diagramma di flusso che rappresenti una procedura, il commerciale preferisce fare delle slide su powerpoint e il contabile un documento testuale su word, va benissimo, non complichiamo le cose inutilmente nel tentativo di semplificarle. Ognuno faccia come preferisca, avendo comunque a disposizione un modello di riferimento, e poi qualcuno si occuperà di raccogliere i vari input e formattare tutto in maniera uniforma.

Direi che ci siamo, per oggi è tutto ti auguro una buona giornata e ci sentiamo settimana prossima

Cristian Boin
Cristian Boin
Manager in affitto, affianco gli imprenditori nelle loro avventure. Hai un progetto da avviare o da portare avanti? Allora potrei essere il compagno di viaggio che fa al caso tuo. Trasformo le idee in piani d'azione e i progetti in obiettivi da raggiungere.

Oggi ti suggerisco queste puntate:

Affianco gli imprenditori nelle loro avventure:
1) Stabiliamo una meta da raggiungere.
2) Tracciamo possibili rotte da seguire.
3) Prepariamo il necessario per partire.
4) Partiamo!

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