Buongiovedì e benvenuti a questa nuova puntata di spunta uno spunto.

Ieri ho fatto un’interessante chiacchierata con un’amica e mi ha esposto un problema, una situazione particolare in cui sono sicuro tanti di voi potranno ritrovarsi. Potremmo riassumere il tutto in “Cristian, hai qualche consiglio per gestire meglio i progetti, per chi si trova a dover gestire e coordinare un progetto, il team e le risorse, senza però avere le conoscenze, le competenze e l’esperienza per farlo?”

Quindi, in poche parole “Qualche spunto di project management per i non project manager che si trovano per caso e un po’ all’improvviso a dover gestire un progetto”

È un tema molto interessante, piccolo spoiler per non creare aspettative, non è il tema di oggi, o meglio, oggi tocco soltanto un pezzettino, affronto il consiglio che ritengo più importante in assoluto, o comunque uno dei punti chiave del project management. Penso che possa essere un argomento valido, anche per gli imprenditori e i liberi professionisti in ascolto. Sto pensando di scrivere una guida, o forse di farci una puntata, ma che sarebbe sicuramente più lunga del solito. Pensateci e ditemi cosa ne pensate, potrebbe interessarvi? Una guida di project management per i non project manager.

E di che cosa parliamo oggi? Oggi parliamo di scomposizione. La parola scomposizione e in generale il concetto di scomposizione dei lavori è stata la prima cosa a cui ho pensato quando questa amica mi ha chiesto un consiglio.

La scomposizione è senza dubbio una delle qualità che un project manager deve assolutamente sviluppare, dico project manager ma vale per qualsiasi manager e anche per qualsiasi leader.

Scomposizione, cosa significa?

Che cosa significa? Significa stabilito un obiettivo, o stabilito un progetto da portare a termine, individuare quelle che possono essere le fasi di lavoro o le aree di lavoro, dividere le fasi in blocchi di attività e scomporre a loro volta i blocchi fino ad arrivare alla singola attività.

Facciamo subito un esempio per non perderci ed è un esempio che ho già citato in qualche articolo. Siamo una famigliola felice che vuole organizzare il natale. (vedi articolo: OKR: definizione, cosa sono, vantaggi e consigli)

Ed ecco il nostro progetto: organizzare il natale. Dividiamo questo progetto in tre grosse categorie: addobbi, cibo e regali. Gli addobbi li scomponiamo in due: interni ed esterni. Gli addobbi interni in: albero di Natale, decorazioni in giro per casa e presepe. Il presepe lo scomponiamo finalmente in quelle che saranno le vere attività da svolgere, quindi: cercare il muschio, far spazio in una mensola, tirare fuori le statuine dallo scatolone in cantina e per ultimo assemblare il presepe.

Questo significa scomporre.

Può sembrare un’attività relativamente semplice, e in effetti non vi mentirò non stiamo parlando di fisica quantistica, ma vi posso assicurare che ci voglia un po’ di pratica prima di farla diventare un’abitudine e praticare l’arte della scomposizione con una certa dimestichezza.

Chi mi segue da un po’ saprà che non sono sempre stato gentilissimo con tutto il mondo del management tradizionale e accademico, non sarà l’ennesima puntata di sfogo contro l’eccessivo formalismo, la lentezza, l’ipercomplicazione e i processi fatti come esercizio di stile.

>> stop all’ortodossia, come diventare per davvero un’azienda flessibileAnzi, sto per citarvi uno strumento che ha più di 60 anni ed è uno dei pilastri del project management, penso che venga insegnata alla prima massimo alla seconda lezione di qualsiasi corso sul pianeta, ed è la mitica WBS, Work Breakdown structure

Come al solito vi invito a non badare al mio fantastico inglese. In fondo vivo in Svizzera da 16 anni ma dovrò pur manifestare le mie origini Italiane in qualche modo, no? sto ovviamente scherzando.

WBS: work breakdown structure

La Work breakdwon structure, la traduzione letterale dovrebbe essere struttura di scomposizione del lavoro, è nata per rendere più gestibili i progetti complessi. Stavolta non sono andato a trovarvi una statistica particolare perché pensavo di ricordarmela, invece non è così quindi vi chiedo di fidarvi e scusarmi per la superficialità, ma secondo un’analisi fatta su 1000 project manager, condotta da appunto non mi ricordo chi e appunto non mi ricordo quando, è emerso che il fallimento di un progetto è dovuto più del 40% delle volte ad una mancata o poco accurata scomposizione dei lavori.

Quali sono i vantaggi della scomposizione dei lavori?

Innanzitutto è una questione di precisione e accuratezza, specie per progetti complessi, è quasi impossibile stimare con precisione il costo e o la durata totale di un progetto, per avere una stima precisa dovremo sommare il costo e la durata delle singole attività, fino ad avere il totale.

Non a caso la WBS venne descritta per la prima volta in un documento della NASA. Come fai a stimare il costo di una trasferta spaziale o la durata per progettare uno shuttle se non sommando le singole componenti e scomponendo il lavoro?

Fingiamo che tu voglia scrivere un libro, non lo hai mai fatto in vita tua, non conosci nessuno che abbia mai scritto un libro e quindi non hai nessunissima idea delle tempistiche. Come fai a calcolare una stima? Non c’è altro modo se non con la scomposizione.

Iniziamo a dividere la scrittura del libro in 4 fasi: preparazione, scrittura, post produzione e pubblicazione.

La preparazione la dividiamo in raccolta idee, raccolta materiale, possibile scaletta, interviste e scaletta definitiva.

La scrittura in: capitolo 1, 2, 3,4,5,6, introduzione, trama e ringraziamenti. E via dicendo.

Indipendentemente dall’esperienza, andare a stimare il costo o la durata di un’attività relativamente piccola è decisamente più facile che stimare il totale di un progetto complesso, concordate?

Si ho capito Cristian ma a questo punto non posso direttamente individuare direttamente le attività sena fare la scomposizione?

E arriviamo al secondo vantaggio principale della WBS, individuare tutte le attività da svolgere, senza ambiguità e riducendo il rischio di scordarsi qualcosa.

Più un progetto è complesso e più diventa difficile riuscire ad individuare la micro-attività senza aver prima individuato delle fasi, dei blocchi e poi delle macro-attività.

Prendiamo un altro esempio comprensibile a tutti: arredare una casa vuota. Ci siamo appena trasferiti, abbiamo preso un appartamento non arredato e vogliamo comprare tutto nuovo di prima mano, quindi non ci portiamo dietro niente dall’appartamento precedente.

Immagina di dover fare una lista esatta di tutte le cose che servono senza raggruppare delle categorie o senza fare nessun tipo di scomposizione. È ovvio che ti scorderai di qualcosa. Invece, scomponendo riduciamo questo sbaglio.

Teniamo questo esempio e proviamo a fare una bozza di wbs, il progetto è: arredare una casa, dividiamo il tutto in stanze, quindi salotto, camera, bagno e cucina. La cucina la dividiamo in mobili, elettrodomestici e utensili. Gli utensili in pentole, piatti e posate, a questo punto potremo finalmente individuare la singola cosa da comprare, quindi: 5 forchette, 5 coltelli, 5 cucchiaini… e il rischio di scordarsi di 5 cucchiaini si riduce di gran lunga, perché semplicemente seguiamo una scomposizione logica, ma vi sfido ad individuare i 5 cucchiaini, e l’analogo in tutte le stanze, quindi persino le saponette del bagno, le batterie per le lampadine e gli appendi abiti senza seguire un processo del genere.

Davvero vi invito ad approfondire il tema della scomposizione e della WBS ma soprattutto fare tanta pratica. Vi ho fatto degli esempi che non sono solamente lavorativi, le occasioni per allenarsi non mancano, ma deve essere fatto.

È la base per allestire un piano d’azione sensato e ben fatto. Una volta fatta la scomposizione sarà molto più semplice stimare la durate e il costo delle attività, assegnare le responsabilità (e responsabilizzare!) alle persone, descrivere metriche ed obiettivi, supervisionare lo stato di avanzamento dei lavori, intervenire puntualmente in caso di problemi, insomma, la scomposizione è la base.

Quanto bisogna scomporre?

E quanto bisogna scomporre? qui ritorna il mio animo da manager anarchico, sapete che non ho un buon feeling con le regolette teoriche, l’unica regola sempre valida è adattarsi al contesto.

Ma per correttezza accademica vi illustro un paio di regolette e correnti di pensiero. Una è la regola del 8/80, un’attività non dovrebbe durare meno di 8 ore e più di 80. A grandi linee potrebbe anche starci, ma specie sulle 8 ore come minimo non sono d’accordo, in alcuni casi potremmo identificare delle attività molto più brevi ma fondamentali.

Oppure c’è la regola delle due settimane, nessun blocco di attività deve essere più piccolo di due settimane di lavoro. Anche qui non sono troppo d’accordo. Non lo sono perché sono regole create in contesti molto strutturati, parliamo di grandi progetti e grandi industrie.

Un’altra regola dice che non dovremmo fare più di 4 livelli di scomposizione. Su questa potrei già essere più d’accordo. O meglio, il contesto lo fa sempre da padrone, ritenete giusto avere 6 livelli di scomposizione? Fatelo, però stare sotto i 4 livelli potrebbe aiutarci per prendere confidenza ed evitare di fare un lavoro fine a se stesso o un esercizio di stile o di complicarci il lavoro nel tentativo di semplificarlo. Avere in qualche modo un paletto che ci faccia dire, alt, qui stai già andando oltre alla praticità quindi ti puoi fermare, potrebbe esserci d’aiuto, almeno le prime volte lo posso concedere.

Scomposizione: errori frequenti

Innanzitutto non coinvolgere le persone responsabili dei propri blocchi. Non può un project manager o un imprenditore scomporre il lavoro di un tecnico o del responsabile di una determinata area. Porto il mio caso, sto seguendo un Startup e stiamo creando il piano d’azione, Io non ho le competenze per scomporre, stimare costi e durate dello sviluppo del software, supporterò senza dubbio lo sviluppatore in questo compito ma è lui che ha il know how necessario.

La seconda è come ho anticipato esagerare con la scomposizione e quindi perdere del tempo prezioso in un’attività senza un reale beneficio.

Un altro sbaglio comune è mettere sullo stesso livello elementi che non stanno sullo stesso livello. Pensando all’esempio del trasloco, comprare 5 cucchiaini non sta al livello di “arredare la camera da notte”, la camera da notte è il blocco e starà al livello di “arredare la cucina”, i 5 cucchiaini che sono l’ultimo elemento della scomposizione sono alla pari del comprare 5 cuscini e 5 lenzuola per intenderci.

Per oggi è tutto, mi raccomando: scomponi!

Buona serata e ci sentiamo giovedì prossimo per una nuova puntata di spunta uno spunto, ciao!