Eccoci qui di nuovo, buongiovedì e benvenuto a questa nuova puntata di spunta uno spunto

Chiedo prima di tutto scusa per queste due settimane di assenza, ho avuto diversi imprevisti personali e non sono riuscito a registrare ma prometto di rimediare presto, ci sono tanti progetti che bollono in pentola, abbiate pazienza e rimedierò, in ogni caso scusatemi ancora.

Detto questo di cosa parliamo oggi. Oggi voglio rispondere ad una perplessità emersa proprio ieri durante una consulenza.

Con questo cliente, si proprio tu, lo so che ti stanno fischiando le orecchie e grazie per l’assist, ieri stavamo facendo una revisione mensile di quello che era il piano d’azione e le attività da fare in questo periodo poi abbiamo analizzato cosa è stato fatto e cosa non, quali siano stati i successi più importanti e poi abbiamo individuato cosa migliorare e cosa non ha funzionato come speravamo.

Negli ultimi mesi questa persona ha iniziato a delegare a dei collaboratori sia interni che esterni parte del processo produttivo. Ed è più che soddisfatto dei collaboratori, ma è successo più volte che si dimenticassero dei pezzi, che facessero degli errori di distrazione o che non controllassero attentamente il lavoro prima di consegnarlo. Parliamo sempre di piccolezze, proprio di dettagli quasi irrilevanti, ma il fatto che si ripetano ci deve far accendere un campanellino d’allarme, perché per quanto siano delle piccolezze, se costanti devono essere corrette.

Allora abbiamo iniziato a discutere su cosa fare per rimediare. Dalla formazione all’inserimento di nuove procedure, da una revisione più frequente in corso d’opera alla creazione di una checklist esaustiva.

Al che mi ha fatto la domanda, Cristian io ho letto e ascoltato diversi tuoi contenuti e sostengo come te che il micro management sia sbagliato, ma aumentare i controlli o le misure per il controllo qualità, non è una manifestazione di micro management?

In effetti è un’ottima domanda e mi ha regalato lo spunto per questa puntata. E la risposta secca è no, no a condizione che questi controlli o comunque le misure in atto non diventino asfissianti e prevalgano sul professionista o sulle sue scelte creative.

Processare per deprocessare: come diventare un’azienda flessibile per davvero

Come vi dico sempre, introdurre degli strumenti di management, strumenti di qualsiasi tipo, siano un tool online, un metodo di lavoro, una procedura o una tecnica di qualsiasi genere, devono essere d’aiuto a noi e a chi lavora con noi. L’ho gia ribadito più volte, affidatevi alle sensazioni, nel momento in cui un metodo di lavoro o uno strumento inizia a darvi un po’ di, come dire, prurito, o un fastidio anche lieve, probabilmente non fa per voi ed è più la fatica del beneficio.

E quindi dobbiamo trovare un equilibrio, bisogna portare delle modifiche che facciano beneficiare il lavoro finale ma anche chi lo esegue.

Pertanto la risposta breve è no, inserire dei controlli qualità non è una manifestazione di micro-management.

Ma già che ci siamo vi illustro come procederemo in questo caso specifico per cercare di eliminare o per lo meno diminuire la frequenza di questi, chiamiamoli difetti di produzione o problemi di delega.

Come primissima cosa abbiamo fatto un brainstorming in cui abbiamo raccolto tutti gli sbagli, i problemi, i difetti e gli imprevisti accaduti negli ultimi anni, sia dai collaboratori a cui abbiamo delegato il lavoro ma non solo, anche i nostri errori. Noi l’abbiamo fatto con i post-it.

In questa fase non preoccupatevi di avere un ordine logico, di raggruppare i punti per categoria o riordinare i pensieri, andate a braccio, a cascata, deve essere uno svuota mente, prima mettiamo tutte le carte in tavola, poi le riordiniamo.

A questo punto cosa abbiamo fatto, abbiamo cercato i post-it, quindi gli imprevisti che rientrassero in due categorie, imprevisti il cui errore ha un impatto significativo e imprevisti frequenti.

Almeno per il momento ci concentreremo su questi punti, poi non significa che gli altri punti debbano essere dimenticati, tutto fa scuola ma da qualche parte bisogna partire.

Ora agiremo principalmente in due modi. Il primo è creare quelle che noi chiamiamo checklist, ma alla fine sono a tutti gli effetti delle procedure su come svolgere un lavoro da alla a alla z.

Come fossero delle schede. Ogni scheda deve avere almeno questi elementi:

• Una to-do-list, quindi prima fai a, poi b, poi c eccetera
• Una raccolta delle best practice, quindi consigli e spunti utili
• Un elenco dei punti a cui prestare particolarmente attenzione
• E un elenco degli sbagli più frequenti o più impattanti

Quindi sono 4 elementi e sono tutti indispensabili. Poi possiamo arricchire le schede a nostro piacimento e in base al contesto o alle esigenze, anche la scelta del formato, io consiglio di iniziare facendole scritte, testuali ma nulla vieta di registrarci anche dei video.

Tra l’altro i due ultimi elementi, quindi l’elenco dei punti a cui prestare attenzione e la lista di sbagli frequenti hanno un effetto quasi psicologico. È come se io adesso vi dicessi, per non avere mal di schiena è importante stare seduti con la schiena diritta. Sono sicuro che tanti di voi ora si saranno raddrizzati.

Già solo il fatto di sottolineare una problematica aumenta l’attenzione verso la problematica stessa, è naturale.

Dicevamo, prima di tutto queste check-list. Che tra l’altro potremmo proprio creare le to-do-list con uno dei tanti programmini che ci sono in giro e i collaboratori dovranno spuntare punto per punto strada facendo. Ma come al solito consiglio di partire in maniera light e poi ottimizzare il processo nel tempo.

E oltre alle check-list inseriremo dei mini touch-point, delle sessioni di confronto non a lavoro finito, come facevamo ora, ma a lavoro in corso, abbiamo suddiviso il lavoro in macro-fasi, e ti invito se non lo hai fatto ad ascoltare la puntata sulla scomposizione delle attività, quindi la WBS, e dopo ogni fase ci sarà un confronto. In questo modo aumenteremo il controllo e diminuiremo il rischio di un lavoro insoddisfacente.

Tra l’altro questi momenti sono un’ottima occasione per raccogliere dei feedback, magari emerge che il collaboratore proprio detesta fare il punto C della checklist, oppure che nel punto D avrebbe bisogno di una mano in più o che le informazioni del punto F non sono quasi mai sufficienti per eseguire bene il lavoro.

Certo che questi feedback probabilmente li ricevereste comunque, ma in maniera più sporadica e meno precisa. Perché magari alcune sono proprio delle piccolezze allora i collaboratori pensano “non è il caso di mandare un’email glielo dirò poi a voce quando ci vediamo” e invece si dimenticano, oppure quando vi vedete avete altri punti da trattare e dopo 3 ore di riunione pensano “no dai non è il caso di tirare fuori l’argomento”

Quindi checklist e controlli dopo ogni fase.

E infine infine inizieremo ad allestire una mini academy aziendale, quindi un’area riservata con dei corsi di formazione, che saranno poi delle pillole video o dei tutorial di come eseguire un lavoro. Ma delle academy aziendali parleremo in una delle prossime puntate.

Per oggi è tutto e ti auguro una buona giornata