Buongiovedì e benvenuto a questa nuova puntata di spunta uno spunto, continua la serie di puntate dedicate al come iniziare a svolgere una determinata tecnica o processi di management e oggi parliamo di autodefinizione degli obiettivi.

Quindi una situazione in cui, in base a quelli che sono gli obiettivi aziendali, prefissati dall’alto, e nel caso di una PMI dall’imprenditore e magari i capi reparto, i singoli gruppi di lavoro, i singoli reparti, i dipartimenti e poi a loro volta le singole persone si auto prefissano i propri obiettivi.

Questo porta di conseguenza anche a autodefinirsi un piano d’azione e organizzarsi autonomamente il proprio lavoro.

E nel caso siate un’azienda a conduzione famigliare con 5 collaboratori e quindi non abbiate dei veri e propri dipartimenti? Vale la stessa cosa, ma invece di ragionare per reparto potreste ragionare per progetto. Siete un ristorante, ci sarà il progetto/team dedicato alla creazione di un nuovo menù, un progetto riguardante il marketing, la promozione e la creazione di un nuovo sitoweb, un progetto riguardante la ristrutturazione del locale e via dicendo.

E però noi facciamo tutti di tutto, non importa, sarete coinvolti tutti nella definizione degli obiettivi di ogni progetto e sotto progetto e in seguito vi definirete gli obiettivi individuali.

Non voglio fare una puntata dedicata all’importanza e ai benefici dell’autodefinizione perché ne abbiamo già parlato a lungo, provo però a farvi una rinfrescata.

Innanzitutto permette di aumentare il coinvolgimento dei collaboratori, è normale, dovendo stabilire i proprio obiettivi saranno più coinvolti, più attivi e più propositivi, che è una carenza in tante aziende, anche molto di voi in consulenza si sono lamentati più volte di avere un organico, indipendentemente dalle dimensioni molto valido ma poco coinvolto e abbastanza freddo, distante, quasi passivo. E nessuno vuole dei soldatini da comandare, giusto?

Allo stesso tempo aumenta la comprensione per quello che si sta facendo, ve lo dico sempre, le persone hanno sete di sapere, è brutto non sapere perché sto facendo questo lavoro, perché sto eseguendo questo incarico, ma ha davvero un senso, avrà un’utilità o sto facendo qualcosa di inutile?

E a tal proposito il vantaggio probabilmente più importante di implementare l’autodefinizione degli obiettivi è la qualità e l’utilità del lavoro. In caso contrario ci troveremmo a fornire delle direttive e ad assegnare dei compiti a dei professionisti senza avere la loro competenza o la loro esperienza. Sono pagati per essere loro gli esperti di un ambito e finiamo per essere noi a dirgli cosa fare? L’inverso mi sembra molto più logico.

Non andiamo dal medico a dirgli che terapia ci deve dare, è lui l’esperto nel campo ed è lui che sceglierà la soluzione migliore in base alle sue conoscenze.

Detto questo, da dove partiamo per implementare l’autodefinizione degli obiettivi?

Partiamo da una fase preliminare, fase che deve per forza di cose essere svolta direttamente da voi imprenditori, con magari i responsabili dei vari gruppi. In questa fase dovete stabilire chi deve, in termini di gruppi definirsi gli obiettivi. Avete dei dipartimenti o dei reparti? Allora la suddivisione è giù chiara, altrimenti come dicevamo prima potrete dividerla in progetti. Marketing e vendite, produzione, amministrazione…

Poi fase 1: definire gli obiettivi aziendali

Chiaramente non si può prescindere da questo, chiaramente potete coinvolgere le persone, ma il contesto lo stabilite voi e le persone stabiliranno i propri obiettivi in base al contesto. Voi stabilite la direzione, i collaboratori decideranno come potervi aiutare a raggiungerla in pratica, questo è il concetto in poche parole.

Rammento un concetto che ho giù espresso più volte, fate passare il messaggio “ non cercate di compiacermi o compiacere il vostro capo reparto ma di fare quello che ritenete meglio per l’azienda”

Fase 2: condivisione

Avete definito la direzione, il contesto e gli obiettivi aziendali. Ora dovete condividere e spiegare alle persone questi obiettivi, a tutti se ci sono pochi dipendenti, ai capi reparto che condivideranno ai singoli se in tanti

Mi raccomando assicuratevi che le persone capiscano gli obiettivi, che facciano domande, che risolvano dubbi e perplessità, che siano d’accordo e/o esprimano dei dubbi…

E nel caso siate un libero professionista che lavora da solo? Uguale, provate a definire i vostri macro obiettivi e poi provate a trattare i singoli progetti come dei reparti indipendenti. Ad esempio un progetto potrebbe essere il cliente X, un altro il cliente Y, poi un progetto potrebbe essere aumentare le vendite, far partire una produzione di content marketing, rifare il sitoweb, lanciare un nuovo prodotto, sono tutti progetti che potete trattare singolarmente.

Fase 3: formazione e allineamento

Formate le persone su come autodefinire gli obiettivi. Io personalmente mi trovo bene con metodologia OKR e la utilizzo 8 volte su 10, ma qualunque sia il metodo da voi scelto, fosse anche creato da voi, dovete fornire delle linee guida alle persone su come definirsi gli obiettivi.… Vale sempre la regola: rimaniamo semplici e funzionali e partiamo leggeri, quindi potreste semplicemente scrivere una procedura o una scheda, anche di una paginetta, sempre visibile a tutti dove illustrate il processo passo dopo passo, fornite dei consigli, spiegate gli errori da non fare eccetera.

Fase 4: definizione

Ed è la fase più corposa, non dico più importante perché senza le fasi prima non potrebbe esistere, ma è sicuramente la più lunga.

Ribadisco che prima bisogna svolgere la definizione degli obiettivi dei vari gruppi di lavoro e progetti vari, poi si definiranno gli obiettivi individuali dei collaboratori.

1 punto:  Brainstorming con il gruppo, in cui si raccolgono pareri da tutti quanti “conoscendo l’obiettivo aziendale, quale dovrebbe essere il nostro obiettivo come team per aiutare l’azienda a raggiungere questo obiettivo?” e fate una raccolta, appuntatevi ogni idea mi raccomando

2 punto: fare un’analisi insieme della fattibilità degli obiettivi e scegliere quali obiettivi tenere. Certo ogni idea merita di essere analizzata e presa in considerazione non è detto che ogni idea debba essere approvata

3 punto: una volta individuati gli obiettivi provate a definire quali sono le macro-attività da svolgere e/o le metriche, i criteri di successo per far sì che l’obiettivo venga raggiunto?

Rifaccio l’esempio che porto sempre, famigliola felice che deve organizzare il natale, questo è l’obiettivo: organizzare il natale, che viene scomposto in 3 macro blocchi: regali, cibo e addobbi. Gli addobbi vengono a loro volta suddivisi in: interni ed esterni e via dicendo. Questo è il classico esempio di scomposizione e organizzazione

Punto 4 Provate a stabilire una data massima per il raggiungimento dell’obiettivo e le date e le durate di svolgimento delle macro-attività.

Punto 5 Assegnate le responsabilità, chi è il responsabile di questo compito o di questo blocco di attività?

Attenzione a questi due ultimi punti. Questa fase non deve diventare la stesura di un piano d’azione, qui stabiliamo la metà, la direzione, poi in seguito capiremo come raggiungerla. Però aggiungere già delle date, delle scadenze e assegnare le responsabilità è un primo passo per concretizzare il tutto.

Poi passate alla definizione individuale

Una volta definiti gli obiettivi di gruppo chiedete alle persone di stabilire i propri obiettivi

E quanto ci si mette a fare questa definizione e raccolta degli obiettivi prima di gruppo e poi individuali? Ovviamente dipende dalla dimensione dell’azienda, ma parlando in termini di incontri / riunioni effettive direi una prima sessione di brainstorming, poi ci ragionate su, fate passare qualche giorno, un’altra sessione in cui gli obiettivi vengono ultimati e definiti, un paio di altri giorni dove potrebbero emergere degli spunti e feedback vari, poi potete iniziare a chiedere di definire gli obiettivi individuali.

Parliamo di un paio di settimane al massimo.

Un paio di suggerimenti per un’autodefinizione degli obiettivi corretta:

Partite in maniera leggera, magari con gli obiettivi mensili o trimestrali, le persone devono allenarsi e fare esperienza nell’autodefinizione degli obiettivi, non è semplice

Assicuratevi che gli obiettivi siano veri obiettivi e non soltanto dei concetti o delle etichette per nominare un’attività.

Quando stabilite delle metriche o dei criteri di successo cercate di essere ambiziosi. 70-80% è un successo, 100% vuol dire che avreste potuto fare di più

Prendete la cosa seriamente, le persone devono crederci e non vederla come un’attività senza senso

Non tiratela troppo per le lunghe altrimenti diventa pesante e poco funzionale come attività, vi deve portare un reale beneficio non interrompere i lavori e bloccare le persone per un mese.

Siate flessibili, il piano degli obiettivi non è un testo sacro e deve poter essere modificato o aggiornato in base alle esigenze del momento. È arrivato un nuovo super cliente, c’è in ballo un grosso problema…

Tutto qui cristian? È così semplice?

Sì caspista sì, ve lo dico da mesi che per iniziare basta davvero poco, c’è questo falso mito che se un concetto di management non sia lungo, faticoso, complicato e arrovellato non abbia un senso.

Certo poi poi in futuro potremo approfondire il processo e arricchirlo strada facendo, ma sovente parlo di processi che il 99% delle aziende non hanno, quindi partire in maniera semplice ma partire è comunque meglio che non fare niente.