E se ti dicessi che c’è un modo per gestire in maniera più efficace i tuoi progetti e di raggiungere in maniera sistematica i tuoi obiettivi? Esiste e si chiama project management. Non scappare, il nome incute più paura di quanto dovrebbe.
In questo capitolo di “management per tutti” voglio addentrarmi nel mondo del project management alla ricerca di consigli e spunti validi per tutti, indipendentemente dal settore, dalle dimensioni dell’azienda e dal modello di business. Che tu sia un libero professionista, il titolare di una PMI o uno startupper sono certo che potrai trarre spunto dai prossimi consigli.
Ora farò una breve introduzione sull’ABC del project management e chi sia il project manager, per andare direttamente ai consigli clicca qui.
Cosa si intende per progetto
Partiamo con il definire che cosa si intenda per progetto. Un progetto consiste, nella pianificazione di azioni nel tempo per raggiungere un obiettivo predefinito. I progetti passano tipicamente attraverso 5 fasi: avviamento, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e conclusione. Ogni fase ha dei compiti precisi e degli strumenti specifici per raggiungere gli obiettivi di progetto.
Alcune definizioni di progetto
- PMI- Project Management Institute: “Uno sforzo temporaneo intrapreso per creare un prodotto o un servizio univoco”
- Bocconi: “Un insieme di attività tra loro correlate e interdipendenti, volte al raggiungimento di un obiettivo preciso, con un limite di tempo determinato, un budget di risorse stabilite, che vengono avviate alla ricerca di un aumento di valore per l’azienda o per il soddisfacimento delle esigenze del cliente”
- Graham: “È un insieme di persone e di altre risorse temporaneamente riunite per raggiungere uno specifico obiettivo, di solito con un budget ben predeterminato ed entro un periodo stabilito”
Volendo sintetizzare queste definizioni e tentare di formulare una definizione unica, definirei un progetto come: “La coordinazione e la gestione di un insieme di persone e risorse, temporaneamente riunite per raggiungere un determinato scopo.”
Cos’è il project management
La definizione (LETTERALE) e la traduzione del termine project management è “gestione di progetto”, vediamo di capire meglio in cosa consiste.
Un progetto come abbiamo appena visto, è composto da una serie di attività finalizzate a raggiungere un obiettivo predefinito. È relativamente facile stabilire quindi se un progetto abbia avuto o meno successo: i risultati sperati sono stati raggiunti? Nella gestione di progetto – o project management – rientrano tutte le attività volte a pianificare, organizzare, monitorare e controllare l’andamento del progetto.
Per dirla in poche parole: chi si occupa di project management, pianifica e controlla tutte le fasi di progetto e le attività svolte.
“il project management è l’applicazione di conoscenze, attitudini, strumenti e tecniche alle attività di un progetto al fine di conseguirne gli obiettivi.” PMI (Project Management Institute)
Il fine ultimo del project management è semplice da spiegare: gestire in maniera più efficace i progetti.
Vantaggi di una gestione efficace di progetto
Una gestione efficace di progetto permette di raggiungere con più facilità gli obiettivi concordati. Raggiungere gli obiettivi porta dei vantaggi a tutti, è uno scenario in cui vincono tutti: collaboratori, azienda, clienti e stakeholder.
I clienti vengono serviti nei tempi stabiliti e sono soddisfatti della qualità del prodotto. I collaboratori saranno motivati e appagati dal raggiungimento dei risultati. Gli Stakeholder e l’azienda in generale trarrà dei benefici economici e non solo.
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Alcuni dei vantaggi principali del project management:
- Pianificare in maniera realistica il lavoro;
- Lanciarsi in progetti oggettivamente fattibili;
- Ottimizzazione dei flussi lavorativi;
- Lavorare in maniera organizzata;
- Allineamento e visione chiara tra tutte le parti;
- Soddisfare le aspettative degli stakeholder e non solo;
- Ridurre al minimo gli sprechi di tempo, budget e risorse;
- Monitoraggio in tempo reale di eventuali ritardi e qualunque forma di problema;
- Gestire i rischi in anticipo e nella maniera corretta;
- Garantire un livello constante di qualità;
- Diminuire la probabilità di fallimento;
- Creazione di processi funzionali (e funzionanti!):
- Gestire in maniera corretta un eventuale fallimento, traendo delle lezioni importanti per il futuro.
Chi è il project manager
Secondo il dizionario Macmillan, il project management coinvolge la pianificazione e l’organizzazione del lavoro che comporta un progetto, compresa la decisione di quanto denaro, tempo e persone saranno necessari.
C’è una persona che si occupa di tutto ciò, ed è il project manager.
Un project manager ha la responsabilità di combinare la strategia(pianificazione) con le operazioni (esecuzione), al fine di portare a termine il progetto nei tempi attesi e ottenendo i risultati desiderati.
Attenzione, il project manager deve guidare il gruppo di lavoro e in qualche modo potrebbe fungere da coordinatore di un progetto, ma non è il capo e nemmeno il responsabile del progetto stesso. È il responsabile della pianificazione e dell’esecuzione, questo sì, ma non è detto che spettino a lui decisioni strategiche o ruoli di leadership.
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Il project manager funge da guida in ogni fase del progetto, determinano quali compiti siano necessari per raggiungere, in tempi e modalità corrette gli obiettivi del progetto. È responsabile di “vendere” il progetto alle parti interessate, di definire lo scopo, l’ambito e, infine di pianificare e supportare l’esecuzione che porta alla realizzazione del progetto.
Durante le varie fasi dovrà occuparsi di stimare e in seguito allocare il budget e le risorse di progetto, monitorando entrate ed uscite. Inoltre, è responsabile di gestire qualunque rischio, ritardo e scostamento dalla tabella di marcia.
Glossario base di project management
Ecco alcuni termini di base, che ti aiuteranno a trarre il massimo beneficio dai consigli di project management che vedremo tra un attimo.
- Deliverable (risultati attesi): ogni prodotto, servizio o materiale rilasciato dalle 5 fasi di progetto è detto deliverable. I deliverable possono essere di due tipi: fisici (prodotti e servizi, materiali e immateriali) e documentali (qualunque documento generato da una fase del progetto).
- Risorse: le risorse: che vengono definite durante la fase di pianificazione possono essere tangibili (budget, materie prime e attrezzature) e immateriali (persone e tempo).
- Triplice vincolo (o triangolo di ferro): ci sono tre aspetti fondamentali da considerare SEMPRE nel project management; ambito, tempi e costi. Questi hanno un’interdipendenza, nessuno può essere modificato senza condizionare uno degli altri, o entrambi. La combinazione dei tre ambiti è anche detta triangolo di ferro.
- Stakeholder (le parti interessate): clienti, collaboratori, fornitori, eventuali finanziatori (banche e investitori) e in alcuni casi anche alcuni gruppi di interesse (i residenti della zona, associazioni di categoria…); sono tutti stakeholder. Chiunque possa direttamente o indirettamente influenzare o condizionare una decisione nel progetto è da considerare uno stakeholder.
- Ambito: definizione dei “confini di progetto”, cosa rientra e cosa no nei compiti del team, quali risultati finali aspettarsi e quali invece non sono previsti dal piano di project management.
- Requisiti: ciò che gli stakeholder si aspettano dal progetto, nei requisiti rientrano le esigenze e gli obiettivi desiderati.
- Dipendenze e criticità: le attività svolte durante il progetto potrebbero essere più o meno collegate tra di loro. Un’attività può essere vincolata allo svolgimento di un’altra attività, questo vincolo viene detto “dipendenza critica”. Un pizzaiolo non può servire la pizza senza mozzarella, cuocere la pizza ha quindi una dipendenza critica con l’acquisto della mozzarella.
- Scomposizione attività: per scomposizione si intende la frammentazione del lavoro totale in tanti piccoli passaggi da fare. Lo strumento più utilizzato per la scomposizione è la WBS (work breakdown structure)
Adesso che hai le basi di project management, hai scoperto cosa sia un progetto e chi sia il project manager possiamo passare ai consigli, buona lettura.
Consigli di project management
1. Minimizzare lo sforzo richiesto per svolgere un compito
Chi ben comincia è a metà dell’opera, quindi non fraintendermi, non voglio far passare il messaggio sbagliato. Minimizzando lo sforzo non sto assecondando la pigrizia o una scarsa propensione all’impegno.
È una questione di efficacia. Scomporre il lavoro in sotto attività da fare, fino ad arrivare a dei compiti precisi da svolgere aiuta la realizzazione del lavoro finale.
Provo a spiegarti questo concetto con un esempio.
Immagina di voler scrivere un libro. Senza una scaletta dettagliata, divisa in punti, posso assicurarti che sarà un’impresa ardua e al limite della follia portare a termine il libro.
Per scrivere un libro prima dividi la struttura in capitoli, i capitoli vengono divisi in sezioni, le sezioni in paragrafi. Affrontare un paragrafo per volta è molto più semplice e veloce, che affrontare un intero capitolo o addirittura un intero libro. In qualsiasi ambito, quando c’è un percorso lungo da affrontare, è saggio suddividere il viaggio in tante piccole tappe.
Vantaggi di scomporre il lavoro in sotto-attività
- Monitoraggio e supervisione: in questo modo potremo sapere esattamente a che punto siamo con i lavori;
- Esecuzione: assegnare un nome e una data di scadenza è molto più facile quando abbiamo una lista esatta dei compiti da svolgere;
- Accuratezza nelle stime: scomponendo le attività potremo calcolare con precisione budget e tempistiche necessarie. Il risultato, infatti, non sarà più una stima generica, bensì la somma di tutti i costi e di tutte le durate dei singoli compiti;
- Organizzazione: è logica, organizzare il lavoro per una “piccola attività” è molto più semplice che organizzare un “grosso lavoro”. Hai già fatto un trasloco? Organizzarsi per arredare il bagno è più semplice/veloce che organizzarsi per arredare tutta la casa;
- Soddisfazione personale: diciamoci la verità, è appagante poter spuntare un compito dalla lista di cose da fare. Scomponendo il lavoro potrai raggiungere tanti piccoli traguardi e avrai tante piccole vittorie da festeggiare.
2. Non scendere a compromessi se vuoi evitare situazioni poco piacevoli
Ti dirò la verità, le prime volte che ho sentito parlare di gestione dell’ambito, di scope management e raccolta requisiti mi sono sembrate tutte delle gigantesche supercazzole.
Che ingenuo, questa è forse la fase più importante di tutto il ciclo di vita del project management; o per lo meno, è una fase vitale per evitare situazioni spiacevoli in futuro.
Il project manager, durante la sua carriera combatte costantemente contro due nemici.
- Scope creep – la tendenza a far slittare (ritardare o modificare) l’ambito a fronte di continue richieste di modifica.
- Gold plating – tendenza a fare di più di quanto concordato inizialmente con la committenza
Un bravo project manager sa che non deve cedere a questi due scenari. I motivi sono molteplici. Innanzitutto, c’è un fattore umano, è assai frustrante dover giostrarsi tra continui cambi di direzioni, richieste non concordate e lavori extra non preventivati. Arroganza e maleducazione a parte, quando un leader perde la fiducia del team è quasi sempre perché ha ceduto in maniera ripetitiva a queste situazioni.
Cinicamente parlando invece, lo Scope Creep e il Gold Plating portano delle ripercussioni significative alle performance aziendali. Ritardi costanti, abbassamento della qualità, mala gestione del budget, innalzamento dei costi, pianificazione poco chiara e quindi una scarsa organizzazione, sono solo alcuni dei pericoli più frequenti.
Esiste un semplice accorgimento per evitare queste situazioni, non scendere a compromessi e non fare eccezioni.
3. Parti sempre dal “perché” e condividilo con le persone coinvolte.
No, non sto per fare un discorso motivazionale sull’importanza del perché, non sono mica Simon Sinek (per quanto non sia perfettamente d’accordo su tutto, il suo discorso “ Start with why – how great leaders inspire action” rimane un must e te ne consiglio la visione).
Nell’articolo 6 consigli di management dal mondo delle Startup, ho spiegato quanto sia importante vendere il -cosa- e non il -come- e nemmeno il -perché-.
Adesso però parliamo di gestione di un progetto, in questo caso partire dal perché è fondamentale per individuare e pianificare delle attività che siano realmente utili alla causa.
Tutti i lavori che eseguiamo, tutte le risorse che allochiamo e tutte le strategie che progettiamo devono avere una ragione, devono essere coerenti e contestualizzate all’interno di un piano più ampio. La riunione che hai fissato per oggi pomeriggio, è davvero utile al progetto che stai seguendo? Se la risposta fosse -non proprio- o ancora peggio -no è un brainstorming per un altro progetto- allora puoi anche cancellarla adesso.
Comprendere il perché è fondamentale e deve essere fatto a più livelli. Il progetto, nel suo insieme avrà un perché. Le responsabilità vengono assegnate per un perché preciso. Gli stakeholder sono stati coinvolti per un loro perché. Persino la più piccola uscita di cassa avrà un suo perché.
Quando vuoi raggiungere una meta ogni tuo passo deve puntare verso la destinazione finale.
Non è sufficiente partire dal perché, il perché deve essere condiviso con il team di lavoro. Devi dire a Mario, come mai gli hai assegnato proprio quel lavoro. Devi spiegare a Francesca, come mai investirete una cifra così grossa nel nuovo macchinario. Devi motivare alla banca perché avete bisogno di un finanziamento.
Tre motivi per cui condividere il perché
- Allineamento, tutte le persone saranno allineate verso un unico obiettivo
- Trasparenza, la visione è chiara a tutti e non ci sono segreti
- Responsabilizzazione, ogni persona saprà riconoscere il suo ruolo all’interno di un piano più grande
“Per generare processi decisionali corretti, spirito di gruppo e performance superiori, gli obiettivi devono essere compresi chiaramente in tutta l’organizzazione. Per loro stessa ammissione, però, due aziende su tre non sanno comunicare in modo coerente questi obiettivi. In una indagine condotta su 11.000 senior executive e manager, la maggioranza non era in grado di citare le priorità più alte della propria azienda. Solo metà era in grado di citarne una. I leader devono comunicare i perché e non solo i che cosa. I loro collaboratori hanno bisogno di qualcosa di più che pietre miliari per essere motivati. Hanno sete di significato, di capire come i loro obiettivi siano in rapporto con la mission.” Doerr, John. Rivoluzione OKR
Ps: lo so, ho già citato questo passaggio nell’articolo “SOP, procedure operative standard”.
4. Non diventare prigioniero del triangolo dei vincoli
I project manager, specie la “vecchia guardia” temono l’imprevisto e lo scostarsi dal piano originale più di qualsiasi altra cosa. Tenere la situazione sotto controllo è una deformazione professionale, intendiamoci il più delle volte è una qualità indispensabile, bisogna però imparare a mollare un po’ la presa.
Capita che scopo, tempi e costi siano prestabiliti “al centesimo” e non possano subire variazioni. A qualcuno sembrerà un buon controllo di gestione, in realtà è uno dei motivi per cui tanti progetti falliscono. Se scopo, tempi e costi sono inflessibili, allora sei prigioniero del triangolo dei vincoli.
Per quanto tu possa essere esperto e conoscere a menadito il settore, un imprevisto potrebbe sempre capitare e una pianificazione non sarà mai perfetta.
Immagina di essere un pittore, un cliente ti ha commissionato un suo ritratto. Hai praticamente finito di dipingere, ti mancano solo gli occhi, purtroppo è finito il colore. Un prigioniero del triangolo dei vincoli consegnerebbe il quadro così com’è, senza occhi, perché non è possibile comprare altro colore (non era previsto nel budget iniziale). Sarebbe un gran peccato, concordi?
Come evitare di diventare prigioniero?
- Promuovi il concetto di flessibilità e stabilisci SEMPRE (quando possibile ovviamente) delle soglie di tolleranza.
- Prevedi sempre uno scenario ottimista, uno neutro e uno pessimista (questo punto lo approfondiamo tra poco)
Per concludere: è fondamentale avere un piano, cercare di seguire un calendario e provare a rientrare nei costi previsti; la qualità e i risultati non possono però subire delle conseguenze perché i vincoli sono troppo “severi”.
Stop all’ortodossia, come diventare un’azienda flessibile >>
5. No alle approssimazioni
Un’azienda forte nel project management non cede alla tentazione di approssimare costi e tempistiche. Quando abbiamo a che fare con i numeri, i numeri devono essere precisi. Non è accettabile una stima a grandi linee o un’approssimazione.
Riprendendo il primo consiglio, scomporre le attività in micro-compiti ci aiuta a calcolare con maggior precisione tempo e risorse necessarie.
Stimare il costo di un set di coltelli è facile, basta fare una ricerca. Stimare il costo per arredare l’intera cucina non è così semplice. Lo stesso accade con le tempistiche. Quanto tempo impiegherai per comprare un set di coltelli è facilmente stimabile, quanto tempo impiegherai ad arredare l’intera cucina un po’ meno.
Può sembrare una contraddizione del punto precedente, non lo è. In fase di chiusura di un progetto non ci sono scuse, i numeri devono quadrare e i costi devono essere calcolati al centesimo. Bilanci e report sono una semplice documentazione della realtà, non bisogna approssimare ma riportare quello che è successo.
Mentre in fase di pianificazione sono d’accordo, non può esserci una stima esatta al 100%, perché gli imprevisti ci sono e altrimenti finiremmo nella trappola del triangolo dei vincoli. Dobbiamo però impegnarci, per quanto possiamo a prevedere ogni scenario possibile e calcolare in maniera precisa, tempi e costi in maniera accurata.
Ci sono due tecniche che possono aiutarci a stimare in maniera più accurata e sono molto simili ai due modi di evitare la prigionia del triangolo dei vincoli.
- Calcolare sempre una riserva di contingenza e prevedere uno scostamento temporale
Quanti paroloni, perdonami, gli accademici altrimenti vengono a cercarmi; ora parlo come mangio, promesso. Quando stimi un costo, prevedi sempre una percentuale in più, che può essere ad esempio del 15% come cuscinetto di riserva. Più sei incerto sull’accuratezza della stima e più questa percentuale dovrebbe essere grande. Allo stesso tempo, quando ipotizzi una tempistica (se possibile, in caso di dipendenza critica non lo è) aggiungi qualche ora, giorno o settimana alla stima.
- Ipotizzare diversi scenari
Nel project management esistono diverse metodologie di stima, una delle più conosciute è la tecnica PERT. Il PERT, detta anche stima a tre valori, consiste nel prevedere uno scenario positivo, uno probabile e uno negativo, la media di questi scenari ti offrirà una stima plausibile. La stima probabile ha chiaramente più valore delle altre, per questo le si attribuisce un valore maggiore. Questa tecnica funziona per stimare i costi e anche per stimare le tempistiche.
6. No al micromanagement
Diciamoci la verità, abbiamo avuti tutti a che fare almeno una volta nella vita, con un capo, un datore di lavoro o un manager con la mania del controllo e che pretendeva di prendere lui qualsiasi decisione, anche la più irrilevante. Non ti è mai successo? Allora sei fortunato, prova a pensare nella vita privata, avrai avuto una zia o una nonna con la quale era impossibile cucinare, o un fratello che non ti faceva nemmeno toccare una vite mentre montavate un mobile dell’Ikea.
Questa situazione, in azienda, viene definita micromanagement. Il micromanagement è uno stile manageriale, dove un superiore controlla in maniera ossessiva e osserva fin TROPPO da vicino il lavoro dei collaboratori.
Alcune caratteristiche principali di un manager “affetto” da micromanagement:
- Pretende feedback e report anche su lavori di bassissimo valore aggiunto (davvero devo scrivere un report di 5 pagine dove spiego perché ho cambiato le cartucce della stampante?); >> come promuovere la cultura del feedback
- Si arrabbia perché il team è in ritardo sulla tabella di marcia, senza rendersi conto di essere lui la causa del ritardo;
- Non riesce a delegare, nemmeno compiti estremamente banali (guarda che posso andare in edicola a comprare i francobolli da solo, non c’è bisogno che mi accompagni);
- È perennemente ansioso, l’ansia genera stress, lo stress genera malumore. La serenità non è sicuramente una caratteristica tipica di chi vuole controllare anche il più insignificante dei dettagli.
I manager “affetti” da micromanagement si illudono di avere sempre la situazione in pugno. In questo modo sperano di poter “standardizzare” la qualità, essere più produttivi ed efficienti. A lungo andare, una microgestione ottiene l’esatto opposto.
Svantaggi del micromanagement
- Scarsa produttività (se devo chiedere l’approvazione per cambiare una virgola, scriverò molto più lentamente);
- Perdita di fiducia reciproca, il manager non crede nelle potenzialità dei collaboratori e i collaboratori non credono nel manager;
- Frustrazione collettiva (avete mai sentito una persona dire ALLEGRAMENTE “il mio capo mi sta sempre addosso, sento il suo fiato sul collo”? Non credo);
- Mina la creatività, l’improvvisazione e l’innovazione. Le persone hanno paura di proporre nuove idee;
- Nessuna crescita individuale, tarpare le ali a qualcuno è il miglior modo per reprimere il suo potenziale.
Il project manager deve assolutamente evitare il micromanagement. Un project manager (specie in una grande azienda), dovrà coordinare il lavoro di decine e decine di persone, diversi reparti, dialogare con stakeholder di ogni tipo e confrontarsi su svariati temi. Il micromanagement è una zavorra per qualsiasi progetto. Un project manager non può pretendere di essere coinvolto dal grafico per la scelta del colore dei bottoni; dalle risorse umane per la selezione dei CV; dal commerciale per lo script di vendita, dall’informatico per la scrittura del codice, dall’amministrazione per la gestione degli stipendi…
Partiamo dal presupposto che nessuno può essere esperto in tutte queste discipline, allora io mi chiedo, è davvero così prezioso il suo contributo? Cosa potrà mai aggiungere, rispetto al parere di chi è stato assunto proprio per quello?
Anche se fosse esperto in tutto, per interagire con tutti e per dire la propria in ogni aspetto, questo richiederebbe troppo tempo. Visto che abbiamo tutti 24H al giorno, dovrebbe spalmare il suo tempo nell’arco di settimane, forse mesi, ritardando l’intero progetto.
7. Monitora sempre lo stato di avanzamento dei lavori, devi poter dire in ogni momento “a che punto siamo”
Questa è un’altra caratteristica chiave di project management. Il project manager deve sempre sapere a che punto siano i lavori, supervisionare lo stato di avanzamento è fondamentale. Ti permette di individuare subito eventuali problemi e di anticipare eventuali ritardi. Inoltre, essendo il project manager il punto di riferimento per tutti, in qualsiasi fase di progetto; ha la necessità di conoscere lo stato di avanzamento, altrimenti non potrebbe dialogare in maniera corretta con i collaboratori e non riuscirebbe ad informare con precisione gli stakeholder.
La necessità di sapere sempre a che punto siano i lavori non deve però tramutarsi in micromanagement. Il project manager deve sviluppare un metodo e introdurre degli strumenti per far sì che l’aggiornamento non sia invasivo, bensì solamente utile alla causa.
Mi spiego meglio, immagina di dirigere un gruppo di 5 persone, ognuno con compiti ben diversi. Potresti chiedere di mandarti un messaggio vocale di pochi secondi al termine di ogni giornata, dove la persona spiega che cosa ha fatto e che cosa farà il giorno dopo. Diverso è pretendere di essere informato una volta all’ora o ogni volta che viene terminata una micro-task.
7.2 Condividi dei report sullo status a scadenza regolare
Il project manager è probabilmente la persona che detiene più informazioni di tutti nel team di lavoro. Sarebbe poco saggio se tenesse solamente per sé queste informazioni. Una buona prassi è quindi quella di condividere a scadenza regolare dei report, dove illustra lo status dei lavori: cosa è stato fatto, cosa verrà fatto a breve, quali “incidenti di percorso” ci sono stati, cosa ha funzionato e cosa no.
Come dico sempre non cadere nella trappola dell’iperformalismo e non complicarti il lavoro. Proceduralizza come mangi. Un documento di management deve essere semplice e mai fine a se stesso. Non impazzire con grafici colorati, diagrammi di flusso infiniti e spiegazioni troppo articolate. Ipoteticamente, questo report potrebbe essere una semplice email di poche righe.
Ho parlato anche di questo nella puntata #15 del podcast: “Risk management, il rischio di non prevedere i rischi”
