La matrice di assegnazione di responsabilità (RACI) è uno strumento che tutte le aziende dovrebbero adottare. Come per altri strumenti di management, anche la matrice di responsabilità viene solitamente snobbata dalle PMI perché apparentemente troppo complessa da implementare. Non fare anche tu questo errore!
Non smetterò mai di ripeterlo, anche le piccole imprese, persino le Start-up e addirittura i liberi professionisti dovrebbero iniziare a ragionare con una mente più manageriale. Ottimizzare processi e procedure, aumentare la produttività di ogni risorsa e monitorare quantitativamente l’operato di ogni nostra azione è sempre più importante.
La matrice di assegnazione di responsabilità indica il grado di responsabilità, operativa e decisionale di una persona in un determinato progetto.
Ti sarà capitato almeno una volta di scontrarti con un collega, con un socio o un collaboratore perché avevate due opinioni differenti. Trovare un accordo non è sempre semplice, stabilire a chi spetti la decisione finale ancora meno. La matrice di responsabilità serve proprio a questo, a definire in anticipo la posizione che una persona occuperà nello svolgimento di un’attività.
Ma la matrice di responsabilità non serve solamente a questo. Una delle decisioni più sbagliate che un imprenditore possa prendere è quella di impiegare una persona in un progetto che non le compete.
Forse sarà successo anche a te di finire in una riunione e chiederti:
“Cosa c’entro io con questo progetto? Potevo restare in ufficio e avrei impiegato meglio il tempo.”
Oppure in altre occasioni potresti essere stato indeciso se convocare o meno una persona ad una riunione.
“Devo far partecipare anche Tizio e Caio al prossimo meeting o è meglio che vadano avanti con il loro lavoro?”
Con la matrice di assegnazione di responsabilità (RACI) evitiamo di avere questi dubbi, semplicemente perché è la matrice stessa ad indicare “chi deve fare cosa”.
Questo è un esempio (semplice e tutto sommato banale, ma allo stesso tempo efficace) di matrice di assegnazione di responsabilità. In questo esempio ho similutato la matrice di responsabilità per l’assunzione di un nuovo dipendente.
Cosa significa RACI:
Per spiegarti meglio il significato della matrice è utile comprendere l’acronimo RACI: responsible, accountable, consulted, informed. Vediamo insieme la traduzione e il significato di ogni punto:
R: responsible.
La lettera R della matrice di responsabilità indica il responsabile esecutivo, ovvero colui che ha la maggior importanza e controllo a livello strategico e operativo di un determinato progetto. È il primo esecutore dell’attività, oltre ad essere colui che assegnerà le altre lettere dell’attività. Non farti confondere dal termine responsabile, non stiamo parlando di una persona che dirige o mette la firma finale su un progetto, ma di un vero e proprio operativo.
Solitamente alla lettera R dovrebbe esserci una persona interna all’azienda. Nel caso tu sia un libero professionista o un imprenditore di PMI potrebbe capitare che il responsabile di un progetto sia un freelance o un’agenzia esterna.
A: accountable
L’accountable, che in italiano dovremmo tradurre (non letteralmente) in supervisore, è il responsabile di approvare il lavoro svolto. Ha inoltre la responsabilità dell’apertura, della chiusura e del risultato di un progetto. Questo ruolo è solitamente affidato ad un manager / capo reparto, o comunque ad una persona con tanta esperienza e competenze comprovate.
Nel caso tu sia un libero professionista o un proprietario di PMI è facile che sarai sempre tu l’accountable, ovvero colui che stabilisce quando un progetto è da definirsi concluso.
Questo ruolo è l’unico che non può mai mancare in un progetto.
C: consulted
Persone che vengono consultate durante la fase strategica ed esecutiva di un progetto. In questa lettera possono rientrare persone interne ed esterne all’azienda e al progetto stesso. Sono figure da consultare per un consiglio, per un dubbio o qualunque genere di problema.
I: informed
La lettera I nella matrice di responsabilità viene assegnata a delle persone che non sono coinvolte direttamente e in maniera attiva in un’attività, ma sono comunque informate su ogni decisione o sull’avanzamento/stato dei lavori in corso e dei lavori futuri. Nella lettera I vengono solitamente inclusi gli stakeholder, come clienti, partner, fornitori e investitori.
Vantaggi:
- Riduce l’indecisione ed evita situazioni di “stallo decisionale”, ovvero quando non si riesce a trovare un accordo oppure non si riesce a stabilire chi debba prendere la decisione finale.
- Ogni persona è pienamente consapevole del suo ruolo, pertanto saprà come impiegare al meglio il proprio tempo e che cosa dovrà fare in ogni momento.
- Specificare con precisione cosa deve essere fatto e chi lo deve fare.
- Maggiore trasparenza tra collaboratori e nessuna tensione inutile.
- Maggiore flessibilità
- Evitare di impiegare delle persone in progetti in cui non devono essere impiegate.
- Formalizzazione di ogni ruolo.
Come creare una matrice di responsabilità
Abbiamo visto i vantaggi e il significato della matrice di responsabilità, adesso vediamo come crearne una.
- La prima cosa da fare è definire con precisione il contesto del lavoro e del progetto da svolgere. Per definire il contesto intendo dare un titolo al lavoro. Esempio: rifare il sitoweb oppure ingaggiare un nuovo collaboratore. Descrivere in qualche riga il progetto, individuare l’obiettivo chiave e le metriche più importanti del progetto.
- Il secondo punto da seguire per creare una corretta matrice di responsabilità consiste nello stilare un elenco più completo possibile delle attività da fare in un determinato progetto/lavoro. (questo elenco potrà poi essere raggruppato in attività, sotto-attività e categorie di attività). È importante non tralasciare nessun dettaglio per non essere impreparati nel momento del bisogno. Come diceva qualcuno: “prevenire è meglio che curare”.
- Fare un elenco di tutte le persone coinvolte nel progetto
- Creare una tabella. Nelle colonne inserire il nome delle persone coinvolte, nelle righe indicare le attività da svolgere.
- Analizzare ogni attività e assegnare una lettera (R,A,C,I) alle persone coinvolte. In alcuni casi possono esserci degli spazi bianchi, non tutte le persone devono avere un ruolo all’interno di una singola attività
Riflessione personale
Ancora una volta devo spezzare una lancia a favore del praticismo e non della forma. La matrice di responsabilità, come qualsiasi strumento manageriale deve aiutare l’azienda a semplificare processi e procedure o ad ottimizzare dei flussi di lavoro.
Non è un esercizio di stile per manager che vogliono mettersi in mostra!
Di ricevere sulla scrivania un documento da duecento pagine, formattato graficamente bene, con grafici colorati e font bizzarri non mi importa davvero niente. Io voglio capire chi deve fare cosa per quale attività. Quello che conta è il contenuto delle informazioni e non il contenitore. Ogni persona coinvolta nel progetto deve essere consapevole del proprio ruolo e del ruolo delle altre persone, nulla di più e nulla di meno.
Altrimenti finiamo per impiegare tre settimane a creare una matrice per un lavoro di due settimane, sarebbe assurdo.
Non facciamo lo sbaglio di complicare le cose nel tentativo di semplificarle.
