Pirati e piratesse benvenuti in questa nuova avventura. Oggi la nostra nave oscillerà tra le pagine di un giornale e quelle di un fumetto.

Parleremo delle analogie tra il mondo del giornalismo e il lavoro del project manager e non potevo parlare di giornalismo senza prendere spunto dalla giornalista di fantasia per eccellenza: LOIS LANE.

Guai a chiamarla solamente “la fidanzata di Superman”. Lois Lane è un personaggio affascinante dalle mille sfaccettature. Non saprà volare, ma un intuito fuori dal comune, la capacità di motivare gli altri e un’ossessiva ricerca della verità la rendono una supereroina a tutti gli effetti (e anche una perfetta project manager).

Cosa hanno in comune il giornalista e il project manager?

Entrambi lavorano sotto pressione, con scadenze precise e informazioni spesso incomplete. Devono imparare a fare le domande giuste (a un intervistato o a uno stakeholder), a definire gli obiettivi, i temi e i confini di un progetto o di un articolo.

Come il giornalista verifica le sue fonti prima di pubblicare un articolo, il project manager deve validare le ipotesi di partenza, i dati a disposizione e i rischi di progetto.

Le 7 regole del buon reporter di Lois Lane

Quali sono le regole del giornalista di Lois lane e come sono applicabili al project management?

Regola 1: “Always know your source”

(Conosci sempre le tue fonti)

Qualsiasi manager si trova in continuazione a dover gestire delle previsioni di andamento, stime di costi e di tempi, report, bilanci, analytics… insomma: numeri su numeri. Ti invito a rileggere l’episodio “Mentire con le statistiche”; è facile farsi ingannare dai dati o fornire un’interpretazione sbagliata di una statisticae dai numeri è questione di un attimo. Ancora di più oggi, in un’epoca in cui l’AI sta prendendo sempre più spazio, è un attimo incappare in dati falsati, statistiche inventate o correlazioni più o meno casuali. Chiediti sempre: chi mi ha fornito questa fonte e perché?

Regola 2: “Always make a good first impression”

(Cerca sempre di fare una buona prima impressione)

Tutti noi cadiamo facilmente nella trappola del “fare” e ci lasciamo cedere alla tentazione di agire subito. È normale: a chi non piace considerarsi una persona “pratica, che parla con i fatti”? Tuttavia, in un nuovo progetto, è fondamentale tenere a bada questo impulso e prendersi il tempo necessario per comprendere il contesto. Prima di proporre soluzioni, stimare costi o pianificare un progetto in generale, prenditi tutto il tempo necessario per studiare, analizzare e capire davvero il contesto.

Non sottovalutare mai la fase di Onboarding.  Un professionista che si presenta in una riunione con le “soluzioni in mano” e sparando delle sentenze senza aver compreso il terreno su cui si muove perderà credibilità istantaneamente. Che si tratti di una riunione con un nuovo cliente, di una presentazione al leader di progetto o del primo giorno in un nuovo team, non avrai una seconda occasione per fare una buona prima impressione. Preparati sempre: studia il tuo interlocutore, fai le giuste domande e cura i dettagli. Ricorda: la fiducia si costruisce lentamente, ma si distrugge in un attimo.

Regola 3: “Do whatever it takes to get the story”

(Fai di tutto per ottenere la storia)

Nel project management, come nella vita, gli imprevisti ci saranno sempre. Un buon manager,  proprio come un buon giornalista, non si arrende alle prime difficoltà, ma proverà ad adattarsi alla situazione pur di arrivare al risultato finale. Capiterà che cambino i vincoli, che le scadenze vengano anticipate, che vengano chieste delle funzionalità extra o che il budget venga dimezzato, sta a noi rivedere le priorità e trovare delle strade alternative.

Regola 4: “If something seems too weird to be true, it usually is”

(Se qualcosa sembra troppo strana per essere vera, probabilmente lo è)

Ti sarà capitato di leggere una relazione o seguire una presentazione e pensare “è troppo bello per essere vero”. Fidati del tuo istinto. Quando una cosa suona troppo bella, troppo semplice e troppo lineare… molto probabilmente lo è. Nella maggior parte dei casi, delle previsioni troppo ottimiste nascondono degli errori non calcolati o delle analisi superficiali. Il buon giornalista non si fa accecare dall’entusiasmo e applica sempre una grande quantità di sano scetticismo.,

Tempi irrealistici, budget “tranquilli”, rischi dichiarati pari a zero. Lois lo fiuterebbe subito. Il project manager dovrebbe fare lo stesso.

Non per cinismo, ma per esperienza.
I problemi raramente arrivano da ciò che è esplicito. Arrivano da ciò che nessuno ha voglia di guardare bene.

Regola 5: “Never take deadlines too seriously”

(Non prendere troppo seriamente le scadenze)

Uno dei consigli che diamo nella prima lezione del corso di preparazione all’esame federale di Web Project Management è di non diventare prigionieri del triangolo dei vincoli. Quante volte succede di essere in ritardo su un lavoro, con la scadenza del progetto che si avvicina, e pur di consegnare affrettiamo le ultime fasi di esecuzione? Prendiamo, per esempio, lo sviluppo di un sito web: vale la pena chiedere al cliente una proroga di una settimana, ma nel frattempo assicurarsi che tutti i link conducano alle pagine corrette, che i contenuti siano accurati e completare gli ultimi test di controllo.

Regola 6: “Triple check your facts”

(Verifica i fatti tre volte!)

Mai sottovalutare la fase di controllo qualità e di revisione. È un attimo cadere nella fretta di consegnare o di farsi prendere dall’entusiasmo per il lancio di un prodotto. La fretta rischia di spingerti a saltare i controlli necessari. “Tanto funzionerà”, “l’abbiamo già fatto mille volte”, “se c’è un problema lo sistemiamo dopo”. Questo è un errore. Prima di consegnare, pubblicare o dichiarare “fatto”, verifica, testa, controlla e ricontrolla. Il controllo qualità non è un optional da sacrificare quando il tempo stringe. Meglio consegnare un giorno dopo, ma bene, che in tempo ma con dei difetti.

Lo stesso vale con i dati. Prima di condividere qualsiasi dato critico, controllalo: una volta, poi ancora, poi una terza volta. Chiedi a qualcun altro di verificarlo e risali sempre alla fonte originale. In un mondo dove chiunque può generare dei report o dei grafici con un solo click, l’accuratezza è necessaria.

Regola 7: “Put all the good stuff at the beginning”

(Metti le cose positive all’inizio)

Sarebbe scontato fare un accenno alle neuroscienze e spiegare quanto sia utile accendere l’entusiasmo fin da subito in una riunione o in una presentazione. Concentriamoci su un aspetto più pratico. Le persone, che siano gli stakeholder di un progetto o i lettori di un giornalem non hanno tempo. Oggi più che mai, nell’era dello scrolling compulsivo e della soglia di attenzione ridotta ai minimi termini, vai dritto al punto!

Se seppellisci le informazioni cruciali a pagina 5 del report o al minuto 20 della presentazione, nessuno le noterà mai. Nel giornalismo si usa la tecnica della piramide rovesciata: adotta questa struttura anche tu. Le informazioni chiave vanno subito in apertura; approfondimenti e riflessioni possono arrivare dopo. Rispetta il tempo degli altri, e loro rispetteranno te.

Alla prossima puntata!

Capitan Cristian