Gli OKR possono essere una risorsa preziosa, come ogni risorsa deve essere trattata con cautela. Personalmente, la metodologia OKR è stata per me una svolta, ma svoltare non basta, in questo articolo voglio aiutarti a svoltare nella giusta direzione.
Progettare i piani d’azione è forse la parte del mio lavoro, come temporary manager che preferisco. Trasformare le idee in destinazioni da raggiungere e identificare le rotte da seguire mi ha sempre appassionato molto.
Un buon piano d’azione è composto sostanzialmente da due elementi cardinali: un obiettivo da perseguire e dei risultati misurabili da ottenere per raggiungere l’obiettivo.
Facendo l’analogia con il viaggio, un viaggio ha due elementi chiave: la destinazione e il viaggio.
Sono passati ormai un paio di anni da quando stavo cercando uno strumento, che permettesse di individuare correttamente gli obiettivi e offrire uno strumento di misurazione dei risultati affidabile. Tradotto: stavo cercando un metodo di rispondere in maniera semplice alle domande: Cosa e Come, cosa vogliamo raggiungere e come lo raggiungeremo.
OKR – Cosa sono?
OKR è l’acronimo di Objectives and Key Result, in italiano obiettivi e risultati chiave. È una metodologia organizzativa particolarmente diffusa in aziende come Google, Facebook e Spotify. Non farti intimorire da questi nomi, è molto più semplice da comprendere e soprattutto da implementare di quello che sembra.
Gli OKR sono un ottimo modo per definire gli obiettivi, tracciare un piano d’azione e monitorarare i progressi. Non è soltanto uno strumento di pianificazione, infatti può essere utilizzato anche per allineare e coinvolgere tutte le persone dell’azienda.
Prima di andare avanti è importante capire le due componenti
Objectives; l’objectives sono gli obiettivi dell’azienda, la meta da raggiungere che ti indica dove andare. Tutte le aziende hanno degli obiettivi sul lungo, sul medio e sul breve periodo.
Key results; ogni obiettivo ha dei risultati chiave, ovvero dei risultati da ottenere per fare in modo che l’obiettivo venga raggiunto. La somma data dal compimento di tutti i risultati chiave deve dare il raggiungimento dell’obbiettivo.
Abbiamo un’azienda (la famiglia) che ha un obiettivo (organizzare il natale), per raggiungerlo deve ottenere tre risultati chiave (preparare i regali, addobbare la casa e cucinare il cenone). Il conseguimento di tutti e tre i risultati genera l’obiettivo desiderato.
Questo è un esempio molto semplificato, l’obiettivo è troppo generico e i key results non sono misurabili, ma credo sia sufficiente per comprendere il meccanismo.
Caratteristiche degli obiettivi
- Specifici
- Chiari e precisi
- Ambiziosi ma realistici
Caratteristiche dei Key Results:
- Coerenti
- Misurabili
- Specifici e delimitati
- Strutturati su più livelli
Effetto matrioska
È importante capire la struttura a più livelli degli OKR. A dipendenza di quanto “zommiamo”, avremo un livello di dettaglio differente.
L’azienda ha un macro-obiettivo, ad esempio: aumentare il fatturato del 20% nel prossimo trimestre. Per raggiungere questo obiettivo vengono individuati tre risultati chiave:
- Aumentare le entrate (marketing)
- Ottimizzare i processi produttivi (project management)
- Ridurre gli sprechi e diminuire gli avanzi di magazzino (ufficio acquisti)
I tre dipartimenti (marketing, management e ufficio acquisti) avranno dei loro sotto obiettivi, per aiutare l’azienda a raggiungere il macro-obiettivo. La somma degli obiettivi di tutti i dipartimenti deve generare l’obiettivo finale dell’azienda.
Gli obiettivi dei singoli dipartimenti dovranno essere scomposti a loro volta in risultati chiave. Per il marketing, ad esempio, potremmo avere questi macro-obiettivi:
- Aumento delle vendite del 25%
- Aumento del ticket medio del 10%
- Diminuire la frequenza d’acquisto da 2 mesi a 1 mese e 15 giorni.
Le singole persone all’interno dei dipartimenti avranno a loro volta dei propri obiettivi. La somma di tutti gli obiettivi delle persone di un reparto dovrebbe generare l’obiettivo del reparto. Per l’obiettivo aumento delle vendite, potremmo avere:
- Migliorare la SEO (il posizionamento nei motori di ricerca)
- Avviare campagne di PR
- Ottimizzazione dell’advertising
- A/B test per aumentare i tassi di conversione sul sitoweb
Come puoi vedere abbiamo un effetto matrioska. Più “zommi” e più entrerai nel dettaglio, senza però cambiare la struttura: un obiettivo, 2-3 risultati chiave.
È un cambio di prospettiva, non solo una scomposizione
Per quanto possa sembrare una WBS (work breakdown structure), associare il concetto di OKR ad una mera scomposizione dell’operatività è sbagliato e sminuisce la metodologia stessa.
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Non è unicamente un lavoro di scomposizione, ma un metodo completamente diverso di approcciare l’organizzazione aziendale. Tutte le persone coinvolte, dal CEO allo stagista, dovrebbero poter dire in qualsiasi momento, questi sono i miei obiettivi e questi sono i risultati che devo perseguire per raggiungere gli obiettivi.
Ogni attività, di conseguenza sarà finalizzata al compimento dei key results, nessuno spreco di energie, nessun compito non necessario, ogni risorsa è impiegata ed allineata alla visione generale. Non sarebbe fantastico avere un’azienda dove tutte le persone remano nella stessa direzione, ed impiegano il proprio tempo per aiutare a perseguire la mission aziendale?
Gli OKR hanno un impatto significativo anche nel quotidiano, nel lavoro di tutti i giorni. Ogni giorno lavorativo verrà affrontato come fosse un OKR. Sai che il lunedì hai un obiettivo e per raggiungerlo devi conseguire 2-3 risultati chiave, il martedì uguale e così via.
Quindi, la scomposizione è sicuramente una parte importante degli OKR, ma è anche un nuovo modo di affrontare il lavoro e coordinare le persone.
Non delegare solamente l’operatività
Implementare gli OKR rivoluziona il concetto di management stesso all’interno di un’azienda. Nella classica azienda abbiamo un imprenditore, un CEO, un manager o un capo reparto che assegnano i compiti ad ogni singola persona dei compiti precisi da svolgere. Con gli OKR non funziona così, infatti c’è un’integrazione tra il modello Top-Down e il modello Bottom-Up.
Gli obiettivi aziendali, la vision e la mission vengono scelti dall’alto (Top-Down), spetterà poi alle persone stabilire i propri obiettivi, individuare i risultati chiave ed organizzarsi il lavoro per contribuire alla causa (Bottom-Up).
Se sei un imprenditore sappi che la direzione è unica e la puoi (la devi!) scegliere tu, lascia però la libertà alle persone di scegliere autonomamente come aiutarti, ovvero come settare i loro obiettivi.
Ecco quindi il cambio di paradigma: non delegare solamente l’operatività, delega anche la scelta dei micro-obiettivi.
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Vantaggi della metodologia OKR
Introdurre gli OKR all’interno di un’azienda comporta diversi vantaggi, tra tutti sicuramente l’allineamento e un’organizzazione più efficace, vediamo nel dettaglio altri vantaggi.
Allineamento e focus: tutte le persone e tutti i reparti sono allineati verso un’unica direzione. Non si crea l’effetto Silos, dove una persona insegue un obiettivo e una persona un altro. Le forze sono allineate e pongono l’attenzione sui macro-obiettivi. La visione generale si rifletterà sugli obiettivi individuali, rendendo più efficace possibile il lavoro quotidiano.
Organizzazione efficace: incentivando l’indipendenza del singolo, che sarà “autonomo” nella scelta dei propri obiettivi e nella propria organizzazione, l’organizzazione stessa dei lavori sarà molto più efficace. Non si rischia infatti di stabilire dall’alto flussi di lavoro poco attuabili o fuori contesto. Anche a livello di tempo, i project manager faranno molta meno fatica in fase di pianificazione, non dovendo assegnare dei compiti specifici ad ogni persona.
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Valutazione oggettiva: non c’è spazio per interpretazioni, i risultati sono oggettivi, la somma dei risultati deve dare il conseguimento dell’obiettivo. Trovarsi nella situazione di dover “stabilire senza dati” se un’attività sia stata completata con successo o decidere se un obiettivo sia stato raggiunto non è saggio, è troppo soggettivo e lascia spazio all’interpretazione.
Trasparenza: gli obiettivi, i risultati e la loro misurazione devono essere visibili a chiunque all’interno dell’azienda. Io so esattamente quali siano gli obiettivi dell’azienda e i miei compagni di reparto sanno esattamente quali siano i miei. Non ci sono segreti. Ti è mai capitato di non sapere con precisione di che cosa si stia occupando un tuo collega? Non è bello ed è poco produttivo.
Coinvolgimento e responsabilizzazione: le persone vengono messe nella condizione di auto gestirsi il quotidiano e le scelte strategiche nel medio periodo, questo le responsabilizza e le coinvolge attivamente. Sento spesso dire dalle risorse umane e dagli imprenditori “vorrei avere un team molto più coinvolto”, per ottenere coinvolgimento devi dare fiducia alle persone e lasciarle lavorare. Non è il calcetto balilla nella sala pranzo che coinvolgerà le persone, ma la loro responsabilizzazione.
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Alcuni consigli per introdurre con successo gli OKR
Partire dall’alto: qual è la missione dell’azienda? La direzione deve essere chiara, condivisa e ben visibile da tutti. L’imprenditore deve avere ben in chiaro la direzione che l’azienda vuole prendere, non solo nel breve periodo, ma anche e specialmente nel lungo periodo.
Sperimenta gradualmente: introdurre gli OKR ad ogni livello rischia di essere una manovra troppo invasiva. Meglio partire testando la metodologia con dei piccoli team e vedere come reagiscono le persone. In questo modo potremo affinare la tecnica prima di esportarla nel resto dell’azienda.
Abbraccia la cultura del fallimento: sbagliare è umano, gli OKR si basano principalmente sul come si raggiunge un obiettivo piuttosto che unicamente sul raggiungimento dello stesso. Ritardi, cambi di rotta e imprevisti fanno parte del gioco, l’importante è non farne un dramma troppo grande, bensì apprendere il più possibile e guardare avanti.
Ho parlato anche di questo nell’articolo 9 consigli di product management
Seleziona dei Key Results misurabili o associa dei KPI: per definizione i key results dovrebbero essere misurabili. Nel caso non fosse possibile, per lo meno seleziona dei KPI, ovvero degli indicatori quantitativi per verificare che i risultati siano stati raggiunti. “Migliorare la soddisfazione dei clienti” non è un dato misurabile.
- Aumentare la retention del 15% sì.
- Aumentare la frequenza media d’acquisto di 1 settimana anche.
Abbi fiducia: anche in questo caso devo sconsigliare il micro-management. Non puoi controllare in maniera asfissiante il lavoro di tutti. Gli OKR funzionano solamente quando le persone sono responsabilizzate e libere di prendere le proprie decisioni. Devi fidarti delle persone che ti stanno intorno, se non fosse così, il problema è un altro e non sicuramente degli OKR.
