Management per tutti

Consigli, lezioni e spunti pratici di management per la tua attività; ecco come raggiungere in maniera sistematica i tuoi obiettivi.

OKR: definizione, cosa sono, vantaggi e consigli

Tempo di lettura: 5 minuti

Gli OKR possono essere una risorsa preziosa, come ogni risorsa deve essere trattata con cautela. Personalmente, la metodologia OKR è stata per me una svolta, ma svoltare non basta, in questo articolo voglio aiutarti a svoltare nella giusta direzione.

Progettare i piani d’azione è forse la parte del mio lavoro, come temporary manager che preferisco. Trasformare le idee in destinazioni da raggiungere e identificare le rotte da seguire mi ha sempre appassionato molto.

Un buon piano d’azione è composto sostanzialmente da due elementi cardinali: un obiettivo da perseguire e dei risultati misurabili da ottenere per raggiungere l’obiettivo.

Facendo l’analogia con il viaggio, un viaggio ha due elementi chiave: la destinazione e il viaggio.

Sono passati ormai un paio di anni da quando stavo cercando uno strumento, che permettesse di individuare correttamente gli obiettivi e offrire uno strumento di misurazione dei risultati affidabile. Tradotto: stavo cercando un metodo di rispondere in maniera semplice alle domande: Cosa e Come, cosa vogliamo raggiungere e come lo raggiungeremo.

OKR – Cosa sono?

 

OKR è l’acronimo di Objectives and Key Result, in italiano obiettivi e risultati chiave. È una metodologia organizzativa particolarmente diffusa in aziende come Google, Facebook e Spotify. Non farti intimorire da questi nomi, è molto più semplice da comprendere e soprattutto da implementare di quello che sembra.

Gli OKR sono un ottimo modo per definire gli obiettivi, tracciare un piano d’azione e monitorarare i progressi. Non è soltanto uno strumento di pianificazione, infatti può essere utilizzato anche per allineare e coinvolgere tutte le persone dell’azienda.

Prima di andare avanti è importante capire le due componenti

Objectives; l’objectives sono gli obiettivi dell’azienda, la meta da raggiungere che ti indica dove andare. Tutte le aziende hanno degli obiettivi sul lungo, sul medio e sul breve periodo.

Key results; ogni obiettivo ha dei risultati chiave, ovvero dei risultati da ottenere per fare in modo che l’obiettivo venga raggiunto. La somma data dal compimento di tutti i risultati chiave deve dare il raggiungimento dell’obbiettivo.

okr esempio organizzare il natale in famiglia

Abbiamo un’azienda (la famiglia) che ha un obiettivo (organizzare il natale), per raggiungerlo deve ottenere tre risultati chiave (preparare i regali, addobbare la casa e cucinare il cenone). Il conseguimento di tutti e tre i risultati genera l’obiettivo desiderato.

Questo è un esempio molto semplificato, l’obiettivo è troppo generico e i key results non sono misurabili, ma credo sia sufficiente per comprendere il meccanismo.

Caratteristiche degli obiettivi

  • Specifici
  • Chiari e precisi
  • Ambiziosi ma realistici

Caratteristiche dei Key Results:

  • Coerenti
  • Misurabili
  • Specifici e delimitati
  • Strutturati su più livelli

Effetto matrioska

 

È importante capire la struttura a più livelli degli OKR. A dipendenza di quanto “zommiamo”, avremo un livello di dettaglio differente.

L’azienda ha un macro-obiettivo, ad esempio: aumentare il fatturato del 20% nel prossimo trimestre. Per raggiungere questo obiettivo vengono individuati tre risultati chiave:

  1. Aumentare le entrate (marketing)
  2. Ottimizzare i processi produttivi (project management)
  3. Ridurre gli sprechi e diminuire gli avanzi di magazzino (ufficio acquisti)

I tre dipartimenti (marketing, management e ufficio acquisti) avranno dei loro sotto obiettivi, per aiutare l’azienda a raggiungere il macro-obiettivo. La somma degli obiettivi di tutti i dipartimenti deve generare l’obiettivo finale dell’azienda.

Gli obiettivi dei singoli dipartimenti dovranno essere scomposti a loro volta in risultati chiave. Per il marketing, ad esempio, potremmo avere questi macro-obiettivi:

  1. Aumento delle vendite del 25%
  2. Aumento del ticket medio del 10%
  3. Diminuire la frequenza d’acquisto da 2 mesi a 1 mese e 15 giorni.

Le singole persone all’interno dei dipartimenti avranno a loro volta dei propri obiettivi. La somma di tutti gli obiettivi delle persone di un reparto dovrebbe generare l’obiettivo del reparto. Per l’obiettivo aumento delle vendite, potremmo avere:

  • Migliorare la SEO (il posizionamento nei motori di ricerca)
  • Avviare campagne di PR
  • Ottimizzazione dell’advertising
  • A/B test per aumentare i tassi di conversione sul sitoweb

Come puoi vedere abbiamo un effetto matrioska. Più “zommi” e più entrerai nel dettaglio, senza però cambiare la struttura: un obiettivo, 2-3 risultati chiave.

okr esempio organizzare il natale

È un cambio di prospettiva, non solo una scomposizione

 

Per quanto possa sembrare una WBS (work breakdown structure), associare il concetto di OKR ad una mera scomposizione dell’operatività è sbagliato e sminuisce la metodologia stessa.

>> Trovi un approfondimento qui: 7 lezioni di project management

Non è unicamente un lavoro di scomposizione, ma un metodo completamente diverso di approcciare l’organizzazione aziendale. Tutte le persone coinvolte, dal CEO allo stagista, dovrebbero poter dire in qualsiasi momento, questi sono i miei obiettivi e questi sono i risultati che devo perseguire per raggiungere gli obiettivi.

Ogni attività, di conseguenza sarà finalizzata al compimento dei key results, nessuno spreco di energie, nessun compito non necessario, ogni risorsa è impiegata ed allineata alla visione generale. Non sarebbe fantastico avere un’azienda dove tutte le persone remano nella stessa direzione, ed impiegano il proprio tempo per aiutare a perseguire la mission aziendale?

Gli OKR hanno un impatto significativo anche nel quotidiano, nel lavoro di tutti i giorni. Ogni giorno lavorativo verrà affrontato come fosse un OKR. Sai che il lunedì hai un obiettivo e per raggiungerlo devi conseguire 2-3 risultati chiave, il martedì uguale e così via.

Quindi, la scomposizione è sicuramente una parte importante degli OKR, ma è anche un nuovo modo di affrontare il lavoro e coordinare le persone.

wbs-okr non solo scomposizione

Non delegare solamente l’operatività

 

Implementare gli OKR rivoluziona il concetto di management stesso all’interno di un’azienda. Nella classica azienda abbiamo un imprenditore, un CEO, un manager o un capo reparto che assegnano i compiti ad ogni singola persona dei compiti precisi da svolgere. Con gli OKR non funziona così, infatti c’è un’integrazione tra il modello Top-Down e il modello Bottom-Up.

Gli obiettivi aziendali, la vision e la mission vengono scelti dall’alto (Top-Down), spetterà poi alle persone stabilire i propri obiettivi, individuare i risultati chiave ed organizzarsi il lavoro per contribuire alla causa (Bottom-Up).

Se sei un imprenditore sappi che la direzione è unica e la puoi (la devi!) scegliere tu, lascia però la libertà alle persone di scegliere autonomamente come aiutarti, ovvero come settare i loro obiettivi.

Ecco quindi il cambio di paradigma: non delegare solamente l’operatività, delega anche la scelta dei micro-obiettivi.

Ps: potrebbe interessarti questa puntata del podcast -La responsabilità è il miglior benefit aziendale-

Vantaggi della metodologia OKR

 

Introdurre gli OKR all’interno di un’azienda comporta diversi vantaggi, tra tutti sicuramente l’allineamento e un’organizzazione più efficace, vediamo nel dettaglio altri vantaggi.

Allineamento e focus: tutte le persone e tutti i reparti sono allineati verso un’unica direzione. Non si crea l’effetto Silos, dove una persona insegue un obiettivo e una persona un altro. Le forze sono allineate e pongono l’attenzione sui macro-obiettivi. La visione generale si rifletterà sugli obiettivi individuali, rendendo più efficace possibile il lavoro quotidiano.

Organizzazione efficace: incentivando l’indipendenza del singolo, che sarà “autonomo” nella scelta dei propri obiettivi e nella propria organizzazione, l’organizzazione stessa dei lavori sarà molto più efficace. Non si rischia infatti di stabilire dall’alto flussi di lavoro poco attuabili o fuori contesto. Anche a livello di tempo, i project manager faranno molta meno fatica in fase di pianificazione, non dovendo assegnare dei compiti specifici ad ogni persona.

Come diventare un’azienda flessibile >>

Valutazione oggettiva: non c’è spazio per interpretazioni, i risultati sono oggettivi, la somma dei risultati deve dare il conseguimento dell’obiettivo. Trovarsi nella situazione di dover “stabilire senza dati” se un’attività sia stata completata con successo o decidere se un obiettivo sia stato raggiunto non è saggio, è troppo soggettivo e lascia spazio all’interpretazione.

Trasparenza: gli obiettivi, i risultati e la loro misurazione devono essere visibili a chiunque all’interno dell’azienda. Io so esattamente quali siano gli obiettivi dell’azienda e i miei compagni di reparto sanno esattamente quali siano i miei. Non ci sono segreti. Ti è mai capitato di non sapere con precisione di che cosa si stia occupando un tuo collega? Non è bello ed è poco produttivo.

Coinvolgimento e responsabilizzazione: le persone vengono messe nella condizione di auto gestirsi il quotidiano e le scelte strategiche nel medio periodo, questo le responsabilizza e le coinvolge attivamente. Sento spesso dire dalle risorse umane e dagli imprenditori “vorrei avere un team molto più coinvolto”, per ottenere coinvolgimento devi dare fiducia alle persone e lasciarle lavorare. Non è il calcetto balilla nella sala pranzo che coinvolgerà le persone, ma la loro responsabilizzazione.

>> ascolta la puntata -Chi lavora con noi crede in quello che facciamo?-

Alcuni consigli per introdurre con successo gli OKR

 

Partire dall’alto: qual è la missione dell’azienda? La direzione deve essere chiara, condivisa e ben visibile da tutti. L’imprenditore deve avere ben in chiaro la direzione che l’azienda vuole prendere, non solo nel breve periodo, ma anche e specialmente nel lungo periodo.

Sperimenta gradualmente: introdurre gli OKR ad ogni livello rischia di essere una manovra troppo invasiva. Meglio partire testando la metodologia con dei piccoli team e vedere come reagiscono le persone. In questo modo potremo affinare la tecnica prima di esportarla nel resto dell’azienda.

Abbraccia la cultura del fallimento: sbagliare è umano, gli OKR si basano principalmente sul come si raggiunge un obiettivo piuttosto che unicamente sul raggiungimento dello stesso. Ritardi, cambi di rotta e imprevisti fanno parte del gioco, l’importante è non farne un dramma troppo grande, bensì apprendere il più possibile e guardare avanti.

Ho parlato anche di questo nell’articolo 9 consigli di product management

Seleziona dei Key Results misurabili o associa dei KPI: per definizione i key results dovrebbero essere misurabili. Nel caso non fosse possibile, per lo meno seleziona dei KPI, ovvero degli indicatori quantitativi per verificare che i risultati siano stati raggiunti. “Migliorare la soddisfazione dei clienti” non è un dato misurabile.

  • Aumentare la retention del 15% sì.
  • Aumentare la frequenza media d’acquisto di 1 settimana anche.

Abbi fiducia: anche in questo caso devo sconsigliare il micro-management. Non puoi controllare in maniera asfissiante il lavoro di tutti. Gli OKR funzionano solamente quando le persone sono responsabilizzate e libere di prendere le proprie decisioni. Devi fidarti delle persone che ti stanno intorno, se non fosse così, il problema è un altro e non sicuramente degli OKR.

Condividi questo articolo:

Condividi su facebook
Facebook
Condividi su twitter
Twitter
Condividi su linkedin
LinkedIn
Condividi su whatsapp
WhatsApp

Management per tutti

Alcuni articoli che ti potrebbero interessare

Lasciati ispirare

Iscriviti alla newsletter

Ogni settimana nuovi spunti, suggerimenti e consigli pratici per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi aziendali in maniera sistematica

Cristian Boin
Cristian Boin
Manager in affitto, affianco gli imprenditori nelle loro avventure. Hai un progetto da avviare o da portare avanti? Allora potrei essere il compagno di viaggio che fa al caso tuo. Trasformo le idee in piani d'azione e i progetti in obiettivi da raggiungere.

Post correlati

#41 Lezione di leadership dal Metodo Marvel

#41 Lezione di leadership dal Metodo Marvel

Tempo di lettura: 7 minuti Metodo Marvel. Questa puntata è dedicata a chi si trova a seguire contemporaneamente più progetti, magari in settori differenti e a lavorare con clienti o team diversi.