Oggi parliamo di procedure e per farlo è prima necessario metterci d’accordo sul significato di procedura.
Avvertimento: come forse saprai, ho sempre predicato l’utilità e l’applicabilità prima di ogni cosa. Non parlo mai di massimi sistemi o modelli teorici che non trovano un riscontro pratico nella realtà, ci sono già tanti accademici e cervelloni incravattati per questo.
Se affronto il tema delle procedure è perché sono convinto che anche tu possa trarre un vantaggio concreto da questo argoment; indipendentemente dal settore, dal modello di business e dalle dimensioni della tua azienda.
Torniamo alla nostra definizione. Ecco la definizione che troviamo nel dizionario Treccani:
A. Modo di procedere, cioè di operare o di comportarsi in determinate circostanze o per ottenere un certo risultato.
B. Insieme di norme, formalità, usi e consuetudini che regolano la pratica di un’amministrazione o lo svolgimento dei compiti e delle attività dei diversi organi della vita pubblica e politica:
Qualcuno sostiene che se non hai una procedura documentata, non hai una procedura. Qualcun altro diceva “Verba volant scripta manent”. Senza una documentazione che ti guida, stai seguendo dei passaggi, in maniera più o meno logica e in un ordine più o meno prestabilito. Bisogna mettere nero su bianco i passaggi che contraddistinguono una procedura per farla diventare tale.
Unisco la definizione della Treccani con questo ultimo concetto e per semplicità, da ora definirò il concetto di procedura come:
“Documento che definisce il modo di procedere, e l’insieme di azioni da svolgere per ottenere un risultato”.
Tra poco vedremo il come scrivere una procedura in maniera efficace, ma visto che avete sete di motivazioni, voglio prima farvi capire il perché le procedure siano importanti.
Vorremmo tutti riuscire a svolgere un lavoro nel miglior modo possibile, in maniera efficiente e senza sprechi. Puoi anche non essere un patito della produttività e non essere ossessionato dalle performance, ma so che la parola OTTIMIZZAZIONE ti piace.
Le procedure ci permettono di fare proprio questo: definire e in seguito ripetere sempre con la stessa modalità le attività da svolgere per riuscire nel nostro lavoro. Il tutto in un processo di continua ottimizzazione.
Non è possibile ottimizzare un processo che non sia stato prima scomposto, definito e reso una procedura. Immagina di voler fare il giro del mondo, in un numero di giorni casuale, mettiamo 80 giorni. Prima di pensare a come ottimizzare il viaggio dovrai identificare tutte le possibili tappe intermedie e i percorsi da seguire tra una tappa e l’altra. Solamente allora potrai fare un ragionamento per ottimizzare costi e spostamenti.
Vantaggi delle procedure:
Garantire costanza e qualità
- Velocizzare i lavori
- Facilitare la delega e/o l’outsourcing di un’attività
- Velocizzare l’inserimento di una nuova figura nel team
- Ridurre il margine di errore
- Crescita e scalabilità
- Non essere vincolati ad una persona o ad una risorsa
Ps: ho approfondito ogni singolo aspetto in questo articolo,-SOP, procedure operative standard-
Non stai proceduralizzando per te
Questo è uno sbaglio che facciamo sovente e dovremmo evitare. L’obiettivo di una procedura è fornire delle istruzioni chiari, passo dopo passo, di come portare a termine un lavoro. Istruzioni che dovrebbero essere comprensibili da chiunque, indipendentemente dall’esperienza o dalle competenze tecniche.
Non fraintendermi, non sto dicendo che non servano l’esperienza e le competenze.
Semplicemente le procedure dovrebbero ridurre le difficoltà e mitigare il rischio di affidare questo lavoro ad una persona senza tali requisiti. Faccio sempre l’esempio delle ricette in cucina. È normale che un grande chef eseguirà meglio una ricetta di uno scapolo che non ha mai preso in mano una pentola. Ma anche lo scapolo, seguendo la ricetta alla lettera, se la ricetta dovesse essere corretta, dovrebbe riuscire ad eseguire un piatto (per lo meno) commestibile.
Evita le procedure evitabili
Una procedura di troppo non hai mai ucciso nessuno, sia chiaro, però documentare una procedura richiede del tempo e scriverne a dozzine non è sempre necessario e sicuramente non è produttivo, è un approccio che potrebbe creare più problemi di quanti possa risolverne.
Dobbiamo proceduralizzare il giusto; dove c’è un grande margine di errore, dove le conseguenze di un errore sono potenzialmente alte e attività fondamentali per la nostra azienda.
Altrimenti la realtà la conosciamo: centinaia di pagine di documentazione che finiscono nel dimenticatoio, in qualche archivio informatico, non aggiornate e mai consultate.
Non c’è un numero esatto di procedure e ricorrere ad una formula potrebbe farci del male, il contesto viene sempre prima di tutto.
Proceduralizza come mangi
Passiamo al vero nocciolo di questo articolo, spero che non me ne vorranno i cavalieri del linguaggio aulico e nemmeno gli ambasciatori del burocratese.
Quando scriviamo una procedura ci sono dei comportamenti che dobbiamo evitare, al fine di risparmiare il tempo nostro, il tempo di chi leggerà la procedura e aumentare l’efficacia della procedura stessa.
1. Formalismo portato all’eccesso
O siete una grandissima organizzazione, o è probabile che la procedura verrà letta da un collaboratore stretto o da un socio in affari. A meno che tu non dia della vossignoria al compagno di scrivania, non c’è bisogno di formalizzare troppo le procedure. Rimaniamo semplici e mettiamo la comprensione dei passaggi prima di tutto. Purtroppo, che io sappia, il premio Pulitzer non è mai stato assegnato ad una procedura.
Ribadisco: proceduralizza come mangi.
2. Complicare le cose nel tentativo di semplificarle
Alzi la mano chi non si è trovato almeno una volta a non comprendere un libretto delle istruzioni. Che sia per montare un mobile o assumere un medicinale, spesso ci troviamo di fronte ad istruzioni interpretabili, fraintendibili e complicate da comprendere. È giusto utilizzare qualsiasi strumento ci permetta di migliorare la comprensione, ma se disegni una casa deve essere palesemente una casa, non ci può essere margine di interpretazione.
Questo vale in ogni ambito del management, è assurdo metterci tre settimane a fare la pianificazione di due settimane di lavoro. Ho parlato anche di questo nell’articolo: 7 consigli di project management.
3. Mettere la forma sopra il contenuto
Belli i documenti colorati, ben impaginati e con le intestazioni personalizzate che mi inviate, non sempre posso dire lo stesso del contenuto. (Ogni riferimento è DAVVERO puramente casuale). Scherzi a parte, ti invito a concentrarti molto più sul contenuto, e quindi sulla procedura, piuttosto che sulla forma, e quindi nel modo in cui la procedura viene documentata.
