Oggi parliamo di procedure e, per farlo, è necessario prima chiarire il significato di “procedura”.
Prima un avvertimento: come forse già sai, ho sempre dato priorità all’utilità e all’applicabilità. Non mi interessa parlare di massimi sistemi o modelli teorici senza riscontro pratico. Ci sono già abbastanza accademici e teorici a farlo. Se oggi ti parlo di procedure, è perché credo fermamente che possano offrirti un vantaggio concreto, indipendentemente dal settore, dal modello di business o dalle dimensioni della tua azienda.
Cos’è una procedura?
Ecco la definizione che troviamo nel dizionario Treccani:
- Modo di procedere: cioè di operare o comportarsi in determinate circostanze per ottenere un certo risultato.
- Insieme di norme e consuetudini: che regolano la pratica di un’amministrazione o lo svolgimento delle attività di vari organi della vita pubblica e politica.
C’è chi sostiene che se non hai una procedura documentata, non hai una procedura. Un vecchio detto recita: Verba volant, scripta manent. Se non documenti una procedura, ciò che fai potrebbe essere solo una sequenza di passaggi, eseguiti in modo più o meno logico e in ordine più o meno prestabilito. Per far sì che una procedura sia davvero tale, è necessario metterla nero su bianco.
La mia definizione semplificata:
“Un documento che definisce il modo di procedere e l’insieme di azioni necessarie per ottenere un risultato.”
Tra poco vedremo come scrivere una procedura efficace, ma iniziamo con il perché le procedure sono così importanti.
Perché sono importanti le procedure?
Tutti vorremmo svolgere il nostro lavoro nel miglior modo possibile, in maniera efficiente e senza sprechi.
Le procedure permettono di:
- Definire e ripetere sempre con la stessa modalità le attività necessarie per il nostro lavoro.
- Sviluppare un processo di continua ottimizzazione.
Non si può ottimizzare ciò che non è stato prima definito.
Immagina di voler fare il giro del mondo in 80 giorni. Prima di ottimizzare costi e percorsi, devi identificare tutte le tappe intermedie e i tragitti tra di esse. Solo dopo potrai pensare all’ottimizzazione.
Vantaggi delle procedure:
- Garantire costanza e qualità
- Velocizzare i lavori
- Facilitare delega e outsourcing
- Accelerare l’inserimento di nuove figure nel team
- Ridurre il margine di errore
- Favorire crescita e scalabilità
- Evitare dipendenze da una sola persona o risorsa
Nota: Ho approfondito ognuno di questi punti nell’articolo “SOP: Procedure Operative Standard”.
Proceduralizzare per chi?
Un errore comune è pensare che le procedure siano scritte per chi le crea. Sbagliato.
Le procedure devono essere chiare, passo dopo passo, e comprensibili anche a chi non ha esperienza o competenze tecniche specifiche.
Non fraintendermi: esperienza e competenze servono sempre. Ma una procedura ben scritta dovrebbe ridurre le difficoltà e mitigare i rischi, permettendo a chiunque di completare il lavoro.
Esempio: Le ricette in cucina.
Uno chef stellato preparerà una ricetta meglio di un apprendista alle prime armi, ma se la ricetta è chiara e corretta, anche quest’ultimo sarà in grado di preparare un piatto decente.
Quando evitare di scrivere una procedura
Scrivere procedure richiede tempo. E sebbene avere una procedura di troppo non sia un problema, è controproducente crearne troppe inutili.
Proceduralizza solo:
- Dove c’è un alto margine di errore.
- Dove le conseguenze di un errore sono significative.
- Per attività fondamentali per il tuo business.
Se invece crei decine di documenti inutili, finiranno dimenticati in qualche archivio e non saranno mai aggiornati o consultati.
Non esiste una formula magica per il numero giusto di procedure: il contesto è sempre la chiave.
Come scrivere una procedura efficace
1. Evita un formalismo eccessivo
Se non sei una grande organizzazione, le tue procedure verranno probabilmente lette da collaboratori stretti o soci. Mantienile semplici e concentrate sulla comprensione.
2. Non complicare per semplificare
Quante volte hai letto istruzioni incomprensibili, per montare un mobile o prendere una medicina? Usa strumenti per migliorare la comprensione, ma rendi ogni passaggio chiaro e inequivocabile.
3. Non sacrificare il contenuto per la forma
Un documento ben impaginato e colorato è bello da vedere, ma ciò che conta è il contenuto. Concentrati su come descrivere efficacemente i passaggi della procedura.
