Pirati e piratesse buongiorno e benvenuti in questa nuova avventura. Oggi parliamo di un argomento molto caro a noi pirati, le mappe. Parleremo di mappe, letteralmente e in tutti sensi. Tolomeo e Mercatore sono state due delle figure più imporanti nello studio delle proiezioni geografiche. I due, anche per il contesto storico, hanno avuto due approcci completamente differenti nello sviluppo delle mappe e, da questa differenza possiamo prendere qualche spunto per la mappatura dei nostri processi aziendali.

Ora potreste chiedervi cosa accomuni un geografo del II secolo, un cartografo fiammingo del Rinascimento e un business analyst del XXI secolo? Tutti e tre si trovano di fronte alla stessa sfida fondamentale: rappresentare una realtà complessa su un piano bidimensionale.

Il Mondo Secondo Tolomeo: Il Modello AS-IS

Nel secondo secolo dopo Cristo, Claudio Tolomeo creò quella che sarebbe rimasta per più di mille anni la rappresentazione cartografica più influente del mondo conosciuto. Tolomeo cercò, con i limiti e le conoscenze dell’epoca di rappresentare il mondo nella maniera più “precisa” possibile. davvero. Cercò di proiettare il mondo su un foglio piatto mantenendo le proporzioni corrette. La sua proiezione conica partiva da un centro: il Mediterraneo, il cuore dell’Impero Romano e proiettava il resto del mondo attorno ad esso.

Il problema? Più ci si allontanava dal centro, più le distorsioni aumentavano e le proporzioni si deformavano. Le distanze diventavano quindi imprecise, specie per chi non viveva e navigava nel Mediterraneo.

Risultato: una mappa sulla carta “bellissima”, quasi scientifica, ma sostanzialmente inutilizzabile per chi doveva attraversare l’oceano con una nave.

Nel nostro mondo aziendale, sarebbe come mappare un processo in modo “AS-IS”, che vuol dire: fotografare la situazione così com’è adesso, prima di cambiarla.

Prima o poi a tutti capita di mappare un processo. Magari perché state per assumere una persona nuova e dovrete spiegarle il modo di lavorare, oppure perché state affrontando un periodi di crescita e dovete capire come scalare delle attività critiche. O semplicemente perché avete bisogno di capire dove state perdendodel  tempo, dove si inceppano le cose.

E quindi a un certo punto ti siedi con il team, o da solo, se lavori da solo e provi a scrivere i passaggi di un processo: passo per passo.

Il problema è che la realtà è sempre più complicata di come la ricordi.

Ad esempio, tu parti convinto che quando arriva un ordine fai i seguenti passaggi:

Ricevi mail → controlli disponibilità → confermi → prepari → spedisci. Una sequenza pulita e lineare.

 Poi mentre lo scrivi ti ricordi che in realtà prima di confermare un ordine chiami sempre Marta per chiederle se il fornitore abbia già consegnato la merce, perché il sistema non è aggiornato in tempo reale. E ti ricordi che il martedì Marta non c’è quindi dovrai aspettare il mercoledì. E che se il cliente è quello storico lo chiami direttamente per avvisarlo, invece di mandare una semplice mail. E che ogni tanto qualcuno ti scrive su WhatsApp e tu gestisci tutto fuori dal sistema.

È una mappa tolemaica: fedele al mondo reale, ma poco orientata a chi deve navigarlo.

Il Mondo imperfetto di Mercatore: Il Modello TO-BE

Mercatore ha fatto il contrario. Non provò a creare una mappa perfetta, ma funzionale. Non com’è (AS-IS) ma come dovrebbe essere (TO-BE).

La Groenlandia ad esempio, nelle cartine di Mercatore è grande quanto l’Africa; nella realtà, l’Africa è quattordici volte più grande.

Come mai questa distorsione della realtà?

Il problema di fondo è che la Terra è una sfera, ma le carte nautiche devono essere piatte. E qui nasce il dilemma geometrico che Mercatore doveva risolvere.

Mercatore aveva un’esigenza precisa: creare una carta dove un navigatore potesse tracciare una rotta in linea retta. Se vuoi andare da Lisbona a New York mantenendo sempre la stessa direzione della bussola (diciamo, nord-ovest), sulla carta di Mercatore tracci una riga dritta e hai la tua rotta. Semplice, vitale per la navigazione del Cinquecento.

Doveva quindi fare in modo che i meridiani rimanessero paralleli anche sulla carta piatta, invece di convergere come fanno nella realtà. Doveva trasformare la superficie curva della sfera in un rettangolo perfetto, dove tutte le linee verticali (i meridiani) fossero equidistanti dall’inizio alla fine.

Risultato? Le distanze nella mappa risultano distorte dalla realtà, sono falsate. Ecco perché ad esempio la Groenlandia viene gonfiata sia in larghezza che in altezza, fino a sembrare grande quanto l’Africa.

Non è stato un errore, o meglio, è stato un compromesso voluto e per avere una linea retta da seguire sulla carta. Una bugia voluta.

Quando provi a fare una mappatura dei processi, ossia a descrivere una sequenza del tuo lavoro succede (o dovrebbe succedere) la stessa cosa.

Devi scegliere cosa sacrificare per ottenere quello che ti serve davvero.

>> Vai all’articolo: “Quanto è difficile essere Superman, quanto è difficile fare il manager.

Riprendiamo l’esempio di prima: il processo degli ordini con Marta che non c’è il martedì, il sistema non aggiornato, WhatsApp ei clienti storici trattati diversamente. Se volessi mappare il processo fedelmente, inserendo anche tutte le possibili diramazioni ipotetiche, otteresti un diagramma di flusso infinito, caotico e pieno di sequenze che si intrecciano. Tenicamente accurato, praticamente inutile.

Perché quando mappi un processo, l’obiettivo non è descrivere la realtà così com’è. L’obiettivo è usarlo come rotta da seguire. Proprio come le mappe di Mercatore.

Quindi fai come lui: distorci la realtà consapevolmente.

L’AS-IS non è il nemico

Attenzione, specifico per non far passare il messaggio sbagliato. Utilizzare un approccio AS-IS e quindi mappare la realtà così com’è per davvero non è sbagliato. Anzi, è spesso il punto di partenza necessario..

Se un processo non funziona, se ci sono dei colli di bottiglia o dei ritardi inspiegabili, devi partire dall’AS-IS. Devi fotografare la situazione, il “casino” esattamente com’è: le telefonate a Marta, i sistemi non aggiornati, i messaggi su WhatsApp. Solo così capisci dove si inceppa davvero.

Il problema nasce se ti fermi alla sola analisi AS-IS. Non devi confondere la diagnosi per la cura.

L’AS-IS serve per capire. Il TO-BE serve per agire. Confonderli è l’errore. Usarli entrambi, nel giusto ordine, è la strategia.

Conclusione

Nel management, come nella cartografia, non esiste la mappa perfetta. Esiste solo la mappa utile per lo scopo che hai in mente.

Tolomeo ha dato al mondo una rappresentazione straordinariamente accurata per la sua epoca, ma chi doveva attraversare l’Atlantico con quella mappa in mano rischiava di perdersi. Mercatore ha creato una distorsione enorme, ma ha salvato la vita a generazioni di navigatori.

Nella mappatura dei processi aziendali funziona allo stesso modo. A volte ti serve fedeltà, a volte ti serve funzionalità e ramente potrai avere entrambe le cose.

1. Mappa AS-IS solo se devi capire cosa non funziona
Se il processo è un disastro e vuoi individuare i colli di bottiglia, le ridondanze, gli sprechi: vai di Tolomeo. Fotografa tutto, anche il casino. Ma ricorda che quella mappa serve per la diagnosi, non per la cura.

2. Mappa TO-BE quando devi costruire, scalare, delegare
Se stai progettando come dovrebbe funzionare il processo ideale, o se devi spiegarlo a qualcuno che deve eseguirlo: vai di Mercatore. Semplifica, linearizza, togli il rumore. Le eccezioni si gestiscono dopo, non durante.

3. Non confondere le due mappe
La mappa AS-IS e la mappa TO-BE non sono la stessa cosa. Una descrive il mondo com’è, l’altra il mondo come dovrebbe essere per navigarlo. Se confondi le due, finirai per non usare nessuna delle due efficacemente.

Alla prossima puntata

Buon vento!

Capitan Cristian