Intendete continuare tutta la vita ad organizzare riunioni che non hanno senso di esistere o prima o poi la smetterete?
Forse sono io che non capisco, però mi fate prendere l’auto, rimango incolonnato nel traffico per un’ora, un’altra ora per trovare posteggio e per cosa? Per fare un meeting di 20 minuti di cui i primi 10 a raccontarci come sia andato il weekend, cinque minuti di pausa perché uno dei soci deve rispondere al telefono e altri cinque minuti di pausa caffè.

Ogni tanto mi sembra di tornare alle scuole medie, dove cercavo di convincere mia madre a non farmi andare a scuola inventandomi dolori e malanni di ogni genere. Sono sicuro che anche a te sia capitato di uscire da una riunione e chiederti:

“Era davvero necessaria la mia presenza?”

Il rammarico di aver perso del tempo è un sentimento comune tra tanti lavoratori.

In questa puntata di spunta uno spunto ho deciso di fornire un paio di consigli per organizzare al meglio una riunione.

Non è ancora il momento di passare ai preparativi, partiamo chiedendoci se la riunione abbia davvero senso di essere svolta. Come facciamo a trovare una risposta?

• Definendo uno scopo. Ogni meeting lavorativo deve avere uno scopo preciso
• Identificando un obiettivo. Ogni scopo deve essere accompagnato da un obiettivo misurabile e quantificabile con un KPI. Esempio: riunione per valutare dei nuovi candidati da inserire nel team, l’obiettivo potrebbe essere analizzare almeno una trentina di curriculum.

Al termine delle riunioni potremo confrontare l’operato con gli obiettivi concordati e determinare se effettivamente la riunione sia stata positiva.

Come organizzare al meglio una riunione

Capirai che l’efficacia di una riunione è data soprattutto dal lavoro svolto PRIMA della riunione stessa. Vediamo allora un paio di azioni pratiche da fare per preparare al meglio una riunione.

• Selezione delle persone: inutile convocare una persona la cui presenza non è davvero necessaria. Potrà sembrare un consiglio banale, ma quante volte viene convocato un team intero a priori, senza chiedersi se davvero sia la scelta migliore. Per scegliere le persone giuste ha sicuramente senso ricorrere alla matrice di responsabilità.

• Trovare una data: per favore, siamo nel 2020, smettiamola di inviare trenta email per trovare un giorno nel calendario che vada bene a tutti. Oltre ad essere una perdita di tempo è una delle cause di maggiore stress prima di una riunione.. Ci sono un sacco di applicazioni e strumenti gratuiti, come Doodle e Calendly che permettono di trovare una data in comune a tutti. Come funzionano? È semplice: proponi alcune date possibili, invia un link ai partecipanti, ogni partecipante selezionerà le date in cui sarà disponibile. Con un semplice click potrai trovare la data più comoda a tutti.

• Definire una scaletta della riunione. Approcciare una riunione senza una direzione chiara da seguire è deleterio. Dividere ogni riunione in fasi e punti da affrontare è sicuramente la scelta più opportuna.

“Cristian non hai scoperto l’acqua calda.”

Lo so bene. Ma ora ti chiedo: nelle ultime trenta riunioni che hai fatto, quante volte hai ricevuto in anticipo una scaletta con il programma della riunione?

• Inviare la scaletta e comunicare le informazioni di servizio. Ovviamente questa scaletta andrà inviata con largo anticipo ad ogni partecipante. In questo modo ogni partecipante potrà proporre eventuali modifiche o aggiunte da fare. Quando inviate la scaletta informate i partecipanti anche del luogo esatto, dell’orario e dell’occorrente per la riunione. Non c’è cosa più frustrante di ritrovarsi a cinque minuti dalla riunione a chiedersi: “La riunione sarà su Zoom o su Skype? Dovevo preparare un PowerPoint con le mie idee o potrò esporle a voce?”

Ascolta ora la puntata e scopri altri consigli per migliorare l’organizzazione di una riunione!