Buon giovedi e benvenuto a questa nuova puntata di spunta uno spunto, io sono Cristian Boin e oggi continuerò la serie iniziata nelle ultime puntate dedicate ai primi passi da fare per implementare processi, procedure, metodologie lavorative e altre tecniche o stili di management. Dopo la puntata sui controlli qualità e sulla cultura del feedback oggi rimaniamo su un tema abbastanza generico ma che ingloba a sua volta tanti sotto temi, ovvero: l’introduzione e l’implementazione di un nuovo processo lavorativo.

Perché dico che è un tema abbastanza generico, perché processo lavorativo vuol dire tante, tantissime cose. Potrebbe essere un macro-processo, come l’utilizzo della metodologia OKR per la definizione degli obiettivi o la creazione di un piano annuale, ma anche un processo più piccolo, passatemi il termine, come ad esempio registrare un ordine nel gestionale, erogare una fattura o caricare un post su Facebook.

Chiaramente alcuni di questi processi meriterebbero un approfondimento individuale e nelle prossime puntate faremo comunque una checklist operativa più specifica su alcuni temi, ma già avere delle linee guida generiche vi potrebbe aiutare e non poco.

Partiamo da quella che ho chiamato fase 0:

Iniziamo con il chiederci perché vogliamo implementare un nuovo processo e se abbia senso investire del tempo a riguardo.

Qual è il vero obiettivo? Perché vogliamo introdurre un nuovo processo aziendale?

Migliorare le performance, ridurre gli sprechi, garantire una qualità costante, snellire il lavoro…

Il più delle volte i processi meritano una definizione quando sono dei processi

• Chiave
• Ricorrenti
• Ad alto margine d’errore
• Ad alto impatto
• Che deleghiamo volentieri e possiamo delegare

Per capire se il processo abbia senso dobbiamo anche ragionare sui benefici, altrimenti come facciamo a valutarne l’impatto?

Quindi Individuare i Benefici, che in seguito andranno chiaramente comunicati e inseriti in una procedura scritta e condivisi con il gruppo, ma individuare i benefici e fare una previsione di quanto questo processo ci possa aiutare ci permette di dire okay andiamo avanti o forse è meglio lavorare ad altro.

Alcuni dei benefici potrebbero essere:

Ridurre il margine di un errore, garantire una qualità costante nell’esecuzione del processo, scalare (velocizzare l’inserimento di una nuova figura), risparmiare tempo, risparmiare energie e sforzi economici e non solo, evitare gli sprechi e accurare stime di costi e tempi…

Fase 1: sondare il terreno

Prima di andare a definire con precisione il processo, testarlo e metterlo in pratica iniziamo a raccogliere dei pareri da chi dovrà poi eseguire questo processo, assicuriamoci che per loro sia una cosa utile e magari ci forniranno anche degli spunti interessanti.

Fase 2: Definire il processo (una bozza) (che poi verrà ottimizzato e aggiornato nel tempo)

• Coinvolgere le persone chiave
• Individuare gli input e gli output di processo, cosa serve per farlo partire e cosa deve dare come risultato, come deliverable, come prodotto o documento
• Mappare il processo, come al solito mettete il contenuto sopra la forma, è uguale come lo rappresentate
• Scomponendolo in fasi di lavoro
• Individuare eventuali criticità e/o dei punti critici nel processo

Dopo di che in ogni fase dovremo avere una distinta base, delle istruzioni di come eseguire una fase di lavoro, per iniziare partiamo anche semplicemente con una checklist o una lista dei compiti/attività/documenti da portare a termine

Nella fase di definizione è importante iniziare a raccogliere una lista degli sbagli frequenti o impatti, quindi ripensare alle lezioni apprese da episodi passati, il concetto di lesson learned, che possono venire da noi o nel caso sia un processo mai attuato in azienda possiamo chiedere un parere esterno o al buon Google, comunque degli articoli che parlano di best practice e consigli vari si trovano sempre su qualsiasi argomento

E in pratica dove lo definiamo questo processo, come al solito la risposta è dipende e in questo caso dipende da voi, banalmente potrebbe bastare un file word in cui descrivete il processo e i suoi benefici, elencate input e output, rappresentate la mappatura del processo e la suddivisione in fasi, illustrate eventuali lesson learned, consigli, best practice ed errori frequenti.

Basta davvero un file word? Per iniziare assolutamente sì, volete allegare foto, video in cui spiegate o mostrate dei passaggi, potete farlo, nessun problema, anzi.

Quindi secondo passaggio: definire il processo

Terzo passaggio: stabilire un piano d’azione per provare ad implementare il processo. 

Qui non dobbiamo impazzire o perdere la testa, specie se fosse un processo nuovo per tutti è inutile definire un piano d’azione particolarmente dettagliato, perché non possiamo fare delle stime precise e sapere come evolverà la situazione. In questo secondo passaggio dobbiamo semplicemente decidere come procedere, lunedì facciamo una riunione con tutto il team tecnico e illustriamo il file word, diamo una settimana di tempo per consultare il file e fornirci spunti, domande, perplessità e critiche costruttive, dopo due settimane diamo il via al processo, facciamo una riunione tutti i giovedì per confrontarci e valutare l’andamento, e via dicendo.

Il mio consiglio è di partire in piccolo e in maniera soft, magari con un gruppo ristretto di persone. Supponiamo che vogliate la metodologia Scrum all’interno della vostra azienda, potreste iniziare ad introdurre in un singolo reparto o in un singolo gruppo di lavoro una versione semplificata, magari adottando soltanto alcuni dei concetti principali.

L’importante è che venga testato in pratica su un’attività reale, e che quindi ci sia un’applicazione concreta del processo e non diventi una simulazione o un esercizio fittizio.

E per chi non ha un grosso organico, magari siete un’azienda da 5 persone come funziona? In questo caso testerei il processo con tutte le 5 persone ma su una singola attività. Che ne so, state organizzando di partecipare alla fiera di settore? Ecco che potreste provare lo Scrum soltanto per questa attività, e poi vedete come andare avanti.

Questo vale anche per dei processi molto più piccoli, volete definire un processo per caricare un ordine sul gestionale? Testate il processo su un singolo prodotto o su tutti gli ordini di una settimana soltanto.

Quarto passaggio: organizzate un incontro in cui condividete e spiegate il processo

Naturalmente dovremo illustrare al team il processo, potete usare benissimo il file che avete fatto oppure creare qualche slide in cui illustrate input e output, la suddivisione delle fasi di lavoro e soprattutto i benefici.

Le persone hanno sete di sapere, chi più e chi meno, ma tutti preferiamo conoscere le motivazioni dietro ad una decisione o dietro ad una strategia. Non dimenticatevelo mai, quando assegnate un incarico spiegate anche il perché alle persone, è molto importante. Una persona che capisce il perché deve fare una determinata attività sarà più consapevole si sentirà più coinvolta e soprattutto si sentirà utile. È bruttissima quella sensazione di star facendo un lavoro inutile, poi certo lo stipendio a fine mese arriva comunque, ma sapere che stiamo facendo qualcosa di sensato e che porterà all’azienda un reale beneficio è bello.

E dopo l’incontro diamo alle persone il tempo di elucubrare, farsi un’idea, fornirci dei feedback e la solita tiritera? Assolutamente NO. O meglio, durante l’incontro potete senza dubbio raccogliere dei pareri e nel caso fare delle modifiche significative, ma il mio consiglio in questo passaggio è di mettersi subito all’opera e fornire degli incarichi precisi.

Volete inserire il processo per l’autodefinizione dei propri obiettivi e l’auto-organizzazione del proprio lavoro? Benissimo, spiegate come fare e poi chiedete a tutti di farlo in pratica, inserendo sempre una scadenza, altrimenti sono quelle cose che sedimentano e finiscono nel dimenticatoio. Definite i vostri obiettivi per settimana prossima. Eh ma siamo a maggio non possiamo fare gli obiettivi annuali, e fateli mensili, trimestrali, semestrali quello che volete. Ma deve esserci fin da subito un risvolto pratico alla faccenda, bisogna dare un incarico specifico.

È un processo complicato che richiede ore e ore di studio per essere eseguito alla perfezione?

Poi ci sarà il tempo di approfondire l’argomento, ma trovate il modo di attuarlo, anche in piccolo e in maniera semplificata, anche solo una parte fin da subito.

Perché il fare è la cura di ogni male. In questi mesi con i miei amici ci siamo appassionati dei giochi di società. Ogni volta che qualcuno porta un gioco nuovo è sempre la stessa storia, prova a spiegare il gioco a illustrare le regole, poi vede che nessuno capisce un tubo e finisce per esclamare: “Vabe iniziamo a giocare così vedete in pratica come funziona perché è più facile a dirsi che a spiegarsi”

Lo stesso con i processi. Chiaramente dovete dare e avere la possibilità di sbagliare.

Quinto passaggio: date tempo alle persone di testare il processo

E quanto deve essere lungo questo processo? Dipende dalla frequenza, più è frequente, più le persone si allenano tra virgolette e meno tempo ci vorrà per fare una prima valutazione. All’opposto per valutare un processo meno frequente dovremo avere più pazienza e dare un lasso temporale maggiore.

In questo periodo le persone devono essere autonome ma voi dovete essere a disposizione per eventuali chiarimenti, dubbi e domande di ogni genere.

Sesto passaggio: organizzate un secondo incontro e aggiornate il processo

Ci sono dei punti da migliorare, delle lacune nella definizione, sono accaduti degli imprevisti, ci siamo accorti di eventuali punti critici da tenere in considerazione e altro? Aggiorniamo il processo.

Ricapitolo:

• Fase 0: chiederci se abbia senso investire del tempo in questo processo
• Fase 1: sondare il terreno
• Fase 2: Definire il processo (una bozza) (che poi verrà ottimizzato e aggiornato nel tempo)
• Fase 3: stabilire un piano d’azione
• Fase 4: organizzate un incontro in cui condividete e spiegate il processo
• Fase 5: date tempo alle persone di testare il processo
• Fase 6: organizzate un secondo incontro e aggiornate il processo

Molto bene per oggi ci fermiamo qui, chiaramente con questa lista potremmo andare avanti quasi all’infinito ed entrare nel dettaglio delle singole fasi, ma vale sempre la regola: contesto e funzionalità al primo posto, rimaniamo semplici e il più possibile pratici.

Buona serata!