Come velocizzare l'inserimento di una nuova persona nel team di lavoro
Velocizzare l’inserimento di una nuova persona nel team di lavoro è un argomento che troppe aziende sottovalutano.
Colleghi che vanno in pensione, soci che abbandonano, collaboratori che accettano una proposta di lavoro impossibile da rifiutare e ingaggio a progetto di un freelance. Sono molte le ragioni che possono portare un’azienda a dover inserire una nuova persona (o più persone) in un team di lavoro già formato.
Questo può accadere a qualsiasi azienda di qualsiasi dimensione, anche al libero professionista.
Prendiamo un fotografo che ha sempre lavorato da solo, un giorno potrebbe voler ingaggiare un freelance che gestisca i suoi canali social. Senza le giuste direttive il tempo di avviamento di questo freelance, ovvero quanto tempo passa prima che diventi operativo potrebbe essere troppo lungo.
Sono molte le ragioni e sono decisamente meno le realtà che sviluppano processi e documentano procedure per velocizzare questo inserimento. Specialmente per una PMI o per un libero professionista questi territori sono quasi sempre inesplorati.
Come dico sempre è arrivato il momento di cambiare mentalità: anche il negoziante di provincia deve iniziare ad avere un approccio più manageriale e professionale.
Copiate le multinazionali e i grossi brand quando non serve e quando davvero dovreste non lo fate? Invece di replicare strategie di comunicazione farlocche o inapplicabili cercate di prendere ispirazione dal management di queste realtà.
Mio nonno che faceva il geometra mi raccontò che durante il suo primo lavoro da dipendente per i primi sei mesi non fece altro che osservare i colleghi più esperti, per sei mesi non toccò una matita e non fu operativo. Al giorno d’oggi quasi nessuna realtà aziendale potrebbe permettersi di pagare una figura non produttiva per sei mesi, non sarebbe proprio fattibile. In tutte le aziende esiste un periodo di affiancamento, come è giusto che sia, ma questo periodo può essere velocizzato, ancora una volta seguendo delle procedure.
Il mercato del lavoro è sempre più dinamico, le nuove generazioni non sono più attratte dal ed elementi del team. Essendo quindi una pratica abbastanza frequente, o per lo meno prevedibile possiamo attrezzarci per diminuire l’eventuale l’impatto negativo portato dal ricambio di una risorsa. Una situazione del genere può capitare sia con un collaboratore interno (promozione, lancio di un’attività in proprio, licenziamento e cambio lavoro) che con un fornitore esterno.
Come possiamo ridurre il periodo di inserimento di una nuova figura?
- Distinta base del lavoro.
La prima prassi da seguire è quella di elencare e specificare con precisione le task specifiche di ogni persona coinvolta. Queste task sono individuate nella matrice di responsabilità. Stilare una lista completa di tutti i compiti che una risorsa dovrà svolgere è necessario per evitare incomprensioni iniziali o durante i lavori.
Per redigere questa lista possiamo partire dalla lista degli obiettivi descritta in precedenza. In ogni caso per svolgere un lavoro del genere bisogna coinvolgere e/o affidarsi a qualcuno che sia esperto in un determinato ambito specifico.
Una soluzione potrebbe essere quella di creare insieme al nuovo collaboratore questa lista.
Per esperienza personale coinvolgere attivamente il diretto interessato in questa fase di individuazione dei compiti è molto apprezzato da parte delle persone, che si sentiranno fin da subito partecipi e soprattutto valorizzate.
- Registro delle Lesson learned.
Nuovamente mi ritrovo a citare le lesson learned. Calza a pennello la celebre frase Latina: “Errare humanum est, perseverare autem diabolicum”.
Fa parte del gioco sbagliare, scontrarsi con degli ostacoli o dover fronteggiare delle problematiche. L’importante è fare tesoro di queste esperienze e non ripetersi.
Quando una figura lascia il team rischiamo di perdere queste preziose esperienze. Esiste però una procedura per ovviare a questo problema: esatto, le lesson learned. Documentando e tenendo traccia di ogni problematica, dubbio o caso “ostico” accaduto durante i lavori potremo fronteggiare e prevenire queste casistiche indipendentemente dalle persone coinvolte.
La soluzione più semplice è tenere un database sintetico ma comprensibile a chiunque di tutti questi casi archiviati.
- Documentare le operation
Documentare le operation, ovvero tutte quelle attività ordinarie di routine, che possono essere svolte periodicamente sempre allo stesso modo è un altro importante strumento per accelerare l’inserimento di una nuova figura in un team.
Insieme al registro delle lesson learned, questa documentazione fornisce ad ogni persona la possibilità di avere delle linee guida precise sul proprio lavoro, come fosse un piccolo manuale di professione.
Questa documentazione può essere cartacea o digitale, una soluzione non esclude l’altra.
- Supervisionare invece di affiancare.
Fidatevi delle persone che ingaggiate!
Concedere e garantire responsabilità è il miglior benefit aziendale
